Même si l’idée existe depuis longtemps, les solutions d’audioconférence sont devenues des outils incontournables ces dernières années, avec leurs nombreux avantages et il faut le reconnaitre pour certains, quelques difficultés d’utilisation.

Pour nombre d’entre nous il s’agit même du principal outil de travail, que ce soit pour communiquer avec des équipes dispersées, assister des clients distants ou présenter des produits à de potentiels clients.

Qui plus est, elles peuvent intégrer la téléphonie classique et restent utilisables sur un ordinateur comme sur un téléphone mobile.

L’outil utilisé chez Apsynet me gratifie de 40% de temps de collaboration sur une semaine, ce qui j’imagine, reprend le temps passé en conversation vocales et le temps passé à dialoguer par écrit.

Pour avoir utilisé différents produits à titre professionnel comme privé et ce depuis de nombreuses années, j’ai pu constater que les habitudes avaient fortement changé depuis l’épisode du COVID et la généralisation du télétravail, mais ce taux d’utilisation est très élevé notamment parce qu’il conduit à certains abus.

 

Les fondements

Les outils de conférence permettent :

  • de connaitre le statut d’un interlocuteur
  • de le contacter par écrit et par audio
  • et éventuellement de partager un écran ou même de lui donner le contrôle d’une machine.

Bien évidemment ils ne sont pas limités à deux personnes et permettent la tenue de réunions avec de nombreux acteurs (plus ou moins actifs) ou la diffusion d’information sous la forme de webinaire ou de chat ouvert.

Voilà pour la théorie… mais derrière ce tableau idyllique, il y a quelques limites.

Ydentity

 

Les contraintes techniques

Elles peuvent être organisationnelles : comme par exemple la limitation par l’une ou l’autre des organisations. Cela peut concerner les contacts, le partage d’écran ou de fichiers ou encore la prise de contrôle.

Mais aussi liées aux utilisateurs : statut incorrect, impossibilité d’utilisation du dialogue vocal (problème de micro / casque) ou vidéo (caméra dysfonctionnelle), bruits parasites ou activités parallèles, quand ce ne sont pas des retards à des réunions qu’ils ont souvent eux même initié.

 

Une seule règle : la préparation

Pour un échange satisfaisant, il faut être prêt, et par prêt je veux dire instantanément opérationnel :

  • si l’échange est en texte, la fenêtre doit être visible ou les notifications activées
  • si l’on est en vocal,  le casque est branché et testé, et si l’objectif est de partager un écran le bureau rangé et la fenêtre partagée compatible avec la résolution du partenaire.

 

Et si on abusait un peu ?

Il reste ce point qui s’est aussi malheureusement développé avec l’utilisation de l’outil :  les mauvais usages que l’on peut en faire.

Tout d’abord la fausse réunion avec soi-même, ou en utilisant un simulateur de présence, et de l’autre coté la surveillance des collaborateurs avec sanction à la clé :  » si tu ne réponds pas dans les 5 minutes tu es considéré absent pour la journée « , ou bien le logiciel espion pour détecter le logiciel simulateur de présence.

Mais ce n’est pas le plus grave, entre l’historique des conversations et la possibilité d’enregistrer les vidéos, nous ne sommes plus dans l’instantané. La question se posait déjà quand j’ai écrit mon premier article en 2017 à ce sujet (à lire ici) et rien n’est résolu depuis.

L’outil se transforme en messagerie, site de support technique, voire de formation en ligne mais sans le formalisme ni même les possibilités de suivi et de recherche.

Le manque de cadre formel ne doit pas effacer le fait que tout ce qui est dit peut constituer un écrit au même titre que la messagerie en terme de preuve…attention donc aux propos échangés !

 

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Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet

 

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