La gestion des consommables

 

La définition est claire: immobilisé ou amorti c'est un bien, sinon c'est un consommable. Il est communément admis que les biens doivent être suivis et gérés, mais qu'en est-il des consommables?

 

Une fois la distinction clairement faite entre les biens et les consommables, se pose la question de la gestion desdits consommables. Si l'on n'est pas tenu de les recenser et d'en suivre la vie, doit-on les traiter pour autant comme de vulgaires boîtes de trombones ?

 

Peut-on trouver un mode de suivi, plus simple que celui des biens amortis, mais capable de fournir des éléments d'information suffisants pour un coût de gestion raisonnable ?

 

C'est l'enjeu de la gestion des consommables.

 

 

Bon nombre d'entreprises ne gèrent pas les consommables

 

 

Elles apportent à cela plusieurs justifications :

 

la première est le coût de gestion, mais elle  est liée à une sous-estimation du coût réel des consommables. Dès lors qu'un bien n'est pas immobilisé, sa valeur unitaire est considérée comme minime et le coût de gestion devient excessif au regard de sa valeur.

 

On peut trouver aussi une dimension psychologique, associant la gestion à une surveillance des salariés, voire à une suspicion d'abus !

 

Mais en règle générale c'est avant tout le coût humain de la gestion qui est mis en avant pour s'affranchir du suivi, et ce même si paradoxalement, dans la grande majorité des entreprises, les consommables informatiques ne sont pas à disposition des collaborateurs mais distribués par l'équipe informatique.

 

 

Que faut-il gérer ?

 

 

Tout d'abord il y a consommable et consommable. Il n'est pas nécessaire de gérer tous les éléments : on ne peut pas mettre au même plan un support dvd à 2 €, une barrette de RAM ou une station d'accueil à plus de 100€, d'autant que le premier n'a que peu de chance d'être restitué après usage, alors qu'il est toujours possible de recycler les autres.

 

 

Une gestion simple est la clé

 

 

Une bonne gestion de consommables doit avoir un objectif simple : suivre des stocks et tracer les usages, pas plus et pas moins !   

 

Il ne doit pas falloir plus de 3 clics pour traiter une consommation : trouver l'article dans un stock et noter l'utilisateur ou le bien concerné.

 

 

Quels peuvent-être les gains ?

 

 

Le premier gain auquel on pense immédiatement, c'est la capacité à gérer les stocks, et donc à réagir aux ruptures. Mais on oublie souvent que la gestion permet aussi d'obtenir une vision de l’évolution du besoin réel au cours du temps, donc non seulement d'être réactif mais aussi d'anticiper.

 

Le second est avant tout une solution à un problème d'organisation, une meilleur réactivité pour localiser les produits et servir ses utilisateurs.

 

Accessoirement la gestion peut permettre d’identifier des équipements ou des utilisateurs sur- consommateurs ou tout simplement de mettre en place un système de recyclage pour des consommables de « seconde main ».

 

 

Olivier Piochaud, Président Directeur Général d'Apsynet

Rendez votre entreprise mobile

 

Pratique, maniable, transportable, rapide, toujours à portée de main, ou tout cela à la fois…

 

Quoi qu’il en soit, le Smartphone est devenu le chouchou des usagers d’Internet pour surfer sur le Web.

 

On n’ignore plus aujourd’hui que la majorité des connexions s’opère depuis un téléphone.

 

D’après les prévisions de l’agence Zénith, 75 % des connexions mobiles se feront depuis un Smartphone en 2017.

 

Il faut par cela comprendre que la mobilité est une étape obligatoire, au centre d’une stratégie de digitalisation.

 

 

Pourquoi être mobile ?

 

 

Rendre votre entreprise mobile, c’est la rendre plus dynamique, augmenter sa performance et sa productivité, c’est répondre avec efficacité et réactivité, autant vis-à-vis de vos clients que de vos salariés.

 

En effet, il faut bien considérer ces deux profils d’interlocuteurs :

 

• Vos clients ont un besoin d’immédiateté : ils doivent pouvoir obtenir des informations, des réponses à leurs questions le plus rapidement possible (cas d'école : "a-t-on encore le temps d’attendre de nos jours ?"). La mobilité permet de répondre à cette demande, en ayant par exemple accès à vos mails, aux réseaux sociaux, à vos dossiers à tout moment. La relation de proximité alors créée est un gage de transparence et de confiance.

 

• Vos salariés mobiles, eux, sont plus motivés, plus productifs et efficaces car leurs horaires, rendus flexibles par la mobilité, leur permettent de bénéficier d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

 

Enfin, un dernier « détail » mais pas des moindres, c’est la baisse des coûts pour votre entreprise puisque vous réduisez vos frais de locaux, de transports, etc. Cela peut avoir sa petite importance.

 

 

Comment rendre votre entreprise mobile ?

 

 

• Vis-à-vis de vos clients :

 

Vous devez être capable de proposer à vos clients des services accessibles en permanence, sur lesquels ils peuvent se connecter 24h/24 et 7j/7, où qu’ils soient et de manière sécurisée.

 

Cela passe tout d’abord par l’incontournable Responsive Web Design, c'est-à-dire offrir une lecture optimale de vos sites Internet et applications à vos utilisateurs depuis n’importe quel support numérique.

 

Les solutions SaaS sont également un bon compromis (vous pouvez vous référer à notre article « Les avantages du SaaS dans la gestion de votre entreprise ») car elles permettent un accès aux applications, aux informations, aux mises à jour de contenus, en temps réel. Pour magnifier le tout, elles sont accessibles H24 depuis partout.

 

• Vis-à-vis de vos salariés :

 

Les lieux de plus en plus connectés, où vous pouvez accéder en toute simplicité à la Wifi ou à la 4G, vous permettent d’être mobile. Il ne vous reste plus qu’à en profiter et à vous lancer dans la grande aventure de la mobilité !

 

Plusieurs possibilités :

 

1. É​quipez comme il se doit vos salariés itinérants. Primo, cela passe par un bon Smartphone, avec de la mémoire, de l’autonomie, la 4G et la Wifi. L’investissement dans un bon PC portable est également important pour supporter des logiciels lourds, sinon, les tablettes et les NetBooks sont des bonnes alternatives.

 

2. Démocratisez le télétravail. Pour ne pas isoler vos salariés qui travaillent depuis la maison, pensez aux logiciels collaboratifs qui leur permettent de conserver un lien avec ceux restés dans l’entreprise, de communiquer, de partager leurs projets et leurs travaux.

 

3. Vous pouvez également pousser vos salariés à travailler depuis des espaces de coworking. On les voit fleurir un peu partout depuis quelques années et ils font fureur ! Et pour cause : convivialité et confort sont au rendez-vous, ils favorisent la créativité, l’inspiration, encouragent l’échange.

 

A présent, vous savez tout sur la nécessité d’être une entreprise mobile. N’hésitez plus prenez le train en marche !

 

 

Anne, Responsable Marketing chez Apsynet

 

Je laisse mon avis ici :

Le droit à la déconnexion : le droit à l’insubordination

 

Il y a quelques semaines, ma collègue Anne a écrit autour du droit à la déconnexion.

 

Même si sur le fond, une réflexion quant à la dépendance à la technologie est nécessaire, on ne peut pas voir sa contribution au monde professionnel uniquement comme une plaie dont on doit se défaire au sortir de sa journée de travail.

 

 

Le droit à la déconnexion : une rupture du lien de subordination ?

 

 

Dans une première lecture, faudrait-il aller jusqu'au bout du raisonnement, prôner la rupture totale et donc s'interdire une vie privée numérique ?

 

En réalité, le propos du droit à la déconnexion est avant tout le droit pour le salarié de suspendre ce fondement du droit du travail qu'est le lien de subordination, car c'est dans l'application de ce concept que la technologie a changé les règles du jeu.

 

La définition juridique telle que l'a donnée la cour de cassation en est la suivante :

 

"Le lien de subordination est caractérisé par l'exécution d'un travail sous l'autorité de l'employeur qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives, d'en contrôler l'exécution et de sanctionner les manquements de son subordonné."

 

Concrètement c'est la possibilité pour l'entreprise  de disposer du temps de ses collaborateurs, d'attendre et de juger une action de leur part. Pour cela il suffit de s'assurer que le salarié dispose de l'information. A peu  près acceptée durant le temps de travail, cette possibilité que la technologie a étendu H24/J7 pose effectivement problème lorsque qu'il n'y a plus d'obstacle physique ni temporel à son utilisation.

 

En effet, le simple fait de quitter son poste, ou la fin de la journée, rendait caduque la subordination, tout simplement parce que techniquement le salarié n'était plus en mesure de recevoir l'ordre. Désormais, non seulement il est constamment informé, mais de plus, selon toute probabilité, par un média écrit et donc opposable.

 

Si personne ne fixe de limite, le salarié se retrouve face au dilemme de soit traiter la demande à tout moment, soit de l'ignorer sciemment avec les risques que cela comporte.

 

A l'opposé, un usage trop systématique de ce droit va conduire à ignorer un problème grave, alors qu'il aurait suffit de quelques secondes pour le traiter ou le transférer.

 

 

La mise en œuvre du droit à la déconnexion : une affaire de jugement raisonné

 

 

La mise en œuvre du droit à la déconnexion doit se faire avec intelligence, quel que soit l'angle où on se place, l'information est là, potentiellement disponible, et son importance est une affaire de jugement  raisonné.

 

Maintenant, pour celui qui comme  moi se soucie peu de son droit à la déconnexion (j'écris cet article un samedi à 23 heures), je suis gré aux outils numériques, de leur apport exceptionnel en  matière d'efficacité et de liberté de gestion de mon temps. Je peux où que je sois, chez moi ou dans  les transports, exploiter tout moment de temps libre pour accéder aux éléments dont j'ai besoin, traiter un sujet ou transférer mes consignes. Et peu m'importe que mes correspondants me répondent instantanément, je sais que le problème sera traité.

 

Olivier Piochaud, Président Directeur Général d'Apsynet

 

Je laisse mon avis ici :

Le droit à la déconnexion

 

Entre les mails au bureau, les mails à la maison, sans compter les sms, les messages Skype ou Slack, les appels téléphoniques… Oui, cela fait beaucoup et on peut vite se sentir écrasé, étouffé par ce flux incessant de communications.

 

Concrètement, d’après une étude récente d’Arobase, l’e-mail professionnel en 2016 c’est :

 

• 88 courriels reçus et 34 envoyés en moyenne, par jour et par personne
• 30 % du temps de travail passé à consulter ses mails
• 74 % de cadres français qui consultent leurs mails en dehors des horaires de travail, 37 % d’actifs en général
• 43 % de salariés qui sont interrompus au-moins toutes les 10 minutes
• 69% de cadres français qui consultent leurs mails depuis leur téléphone mobile

 

Ces chiffres sont, somme toute, très révélateurs d’une hyperconnectivité liée au travail.

 

C’est en partie ce que la loi El Khomri tente de réguler depuis le 1^er Janvier 2017, en rendant obligatoire le droit à la déconnexion.

 

 

Le droit à la déconnexion, qu’est ce que c’est ?

 

 

Ce droit concerne les entreprises de plus de 50 salariés, qui disposent donc potentiellement d’un délégué syndical. Il vise à « assurer le respect des temps de repos et de congés » ainsi que l’équilibre entre la vie professionnelle, la vie privée et la vie familiale.

 

Il n’y a pas à proprement parler de définition légale du droit à la déconnexion. Son application doit résulter d’un dialogue entre les partenaires sociaux et l’entreprise, qui déterminent ainsi les modalités de son exercice.

 

D’un sens, c’est sans doute mieux ainsi, puisqu’on imagine mal une firme internationale se voir interdire la connexion entre 19h et 7h du matin, alors qu’elle communique avec ses clients et partenaires sur plusieurs créneaux horaires.

 

Nous ne sommes donc pas là face à une déconnexion totale entre les heures de travail mais plutôt face à une volonté de sensibiliser les salariés, qui doivent apprendre à dissocier l’urgent de ce qui peut attendre.

 

 

La sur-connexion présente-t-elle réellement un risque ?

 

 

On recense effectivement plusieurs troubles et risques liés à une connexion abusive :

 

• La cyberdépendance, qui est en passe de devenir l’addiction la plus répandue, devant l’alcoolisme et la toxicomanie
• Le stress, le burn-out, liés à une surcharge de travail
• Le manque de repos
• La perte de concentration
• Le retard dans le travail et la perte d’efficacité
• La disparition de la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée
• La culture de l’urgence
• L’association d’envois abusifs de mails à du harcèlement moral

 

 

Comment appliquer le droit à la déconnexion ?

 

 

Il est important de convenir que le stress lié à l’hyperconnectivité ne vient pas de l’outil lui-même mais des (vilains) managers qui poussent leurs salariés à les utiliser de manière irraisonnée.

 

Les salariés qui sont habitués à consulter leurs emails ne s’arrêteront pas d’eux-mêmes en changeant leurs reflexes, il est donc de la responsabilité des managers d’encadrer la déconnexion en se montrant rigoureux et exemplaires. S’octroyer le droit à la déconnexion est un tout qui touche sensiblement les mentalités et les cultures.

 

Pour cela, il suffit d’inculquer quelques nouvelles habitudes :

 

• Proscrire le management oppressant par sms, mails et téléphone
• Hiérarchiser les missions pour que les salariés apprennent qu’il est des tâches qui ne sont pas urgentissimes, qu’ils peuvent donc souffler un peu
• Mettre en place des instruments de régulation, par exemple, un système d’alerte qui se déclenche si le salarié se connecte au-delà de son temps de travail et ne respecte pas son repos quotidien

 

Ainsi, le reflexe de la déconnexion ne deviendra pas coutume du jour au lendemain (difficile quand on pense qu’on regarde notre cher petit appareil téléphonique 221 fois par jour en moyenne !) Mais rien n’est impossible, petit à petit, par un bon travail d’équipe et de sensibilisation, par un changement des mentalités et des cultures en entreprises, on devrait y arriver !

 

 

Anne, Responsable Marketing chez Apsynet

 

 

Je laisse mon avis ici :

Le Smartphone : allié ou ennemi de l’entreprise ?

 

Fusion du téléphone, du MP3, du PDA et de l’appareil photo, le Smartphone s'est imposé pour tous les usages numériques personnels mais peine encore à trouver sa place dans le système d'information des entreprises, qu’il s’agisse du Smartphone prêté aux salariés ou du concept de « Bring Your Own Device » (communément le BYOD), par lequel il est possible d’apporter ses propres terminaux en entreprise, dans le cadre d’un usage professionnel.

 

Les raisons de cette difficulté se situent à différents niveaux :

 

 

La première est la motivation:

 

 

Si vous vous le rappelez, le succès d'un dispositif est ce que les américains appellent la "killer app", en d'autres termes, l'utilisation qui rend l'outil indispensable.

Celle-ci, à titre individuel, était évidente : la taille de la poche de l'utilisateur enfin capable d'accueillir à la fois la communication, la musique, la photo et une « assistance administrative » numérique.

 

En entreprise,  la messagerie pourrait bien faire office de killer app, simple à mettre en œuvre et immédiatement efficace, mais voila, il existe encore un droit à la déconnexion… donc oublions, car personne n’osera imposer le bip du mail à 2 heures du matin à de pauvres collaborateurs déjà stressés par les 90 mails quotidiens reçus en moyenne.

 

 

Ensuite vient la compatibilité :

 

 

Tant de modèles de Smartphones, avec tant de caractéristiques (et de problèmes afférents), des écrans si différents, et des applications bien sûr non compatibles, rebutent n’importe quelle DSI, qui peine déjà à supporter deux versions de système d’exploitation et trois navigateurs. Même les applications Web les plus modernes seraient déjà en peine de gérer un parc de matériels laissé au libre choix des utilisateurs.

 

 

Et pour finir la sécurité :

 

 

Du point de vue de la DSI, le Smartphone est un client inconnu venu du monde sauvage d’internet, sans identité forte, sans chiffrement, et dont même l’authentification est sujette à caution.

 

Les salariés n’ont pas toujours conscience du risque auquel ils exposent les données de l’entreprise en utilisant leur Smartphone professionnel, notamment lors d’une utilisation à titre personnelle. En effet, celle-ci est très fréquente, qu’il s’agisse du téléchargement d’applications quelconques, de l’audition de musique ou encore de la consultation de sa boîte mails privée. C’est à ce moment que la situation devient dramatique, lorsqu’on assiste à un joyeux mélange de données personnelles et professionnelles, ou à un risque de propagation de virus dans le système de l’entreprise. Donc halte là !

 

 

Une lueur d’espoir ?

 

 

Alors que reste-t-il à ce pauvre Smartphone ? N’est-il plus qu’un vague relayeur d’information interne, un éventuel portail de  réservation  de ressources et, pour les plus téméraires, un workflow de validation de congés ?

 

Tant s’en faut !

 

Nous vivons une époque de révolution en matière de méthodes de travail : beaucoup de collaborateurs sont nomades, le télétravail est devenu monnaie courante, nombreux sont ceux qui ne travaillent pas à longueur de temps derrière un écran d’ordinateur mais qui ont malgré tout besoin d’une connexion sur le terrain.

 

Dans un tel contexte, les salariés s’éloignent physiquement de leur entreprise et les outils de mobilité leur permettent de conserver le lien qui les unit. Cette mobilité est justement rendue possible par les Smartphones et les tablettes, qui prouvent alors toute leur nécessité.

 

Chez Apsynet, sans vouloir faire de publicité (si, un peu en fait), nos solutions sont mobiles dans leurs fonctionnalités responsives mais également dans leur accessibilité : vous devez pouvoir vous connecter à distance aux différentes plateformes de travail et de partage mises à votre disposition.

 

 

Pour conclure…

 

 

Ainsi, si le Smartphone reste un allié de la vie professionnelle, la sécurité est le sujet le plus sensible en la matière, puisqu’il connait un véritable flou juridique. Il convient donc à la Direction d’encadrer les pratiques d’utilisation, de définir les règles, les procédures applicables ainsi que les conditions d’usage au sein de l’entreprise afin que le Smartphone conserve la place qui lui est due.

 

 

Olivier, Président Directeur Général d'Apsynet 

Anne, Responsable Marketing chez Apsynet

 

 

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