Les termes « processus », « procédure » et « workflow » sont souvent utilisés comme des termes synonymes, alors qu’ils représentent des concepts, certes proches, mais qui revêtent des particularités vraiment différentes.
Processus et procédure : quelles différences ?
Un processus est avant tout une démarche métier qui gère des étapes à suivre pour aller d’un point d’entrée à un point de sortie. Un processus est forcément rigide, avec des étapes finies, et porte la valeur métier. Un processus a forcément une valeur ajoutée.
Le processus ne définit pas les acteurs, mais là ou les procédures à appliquer pour transformer les données d’entrée en données de sortie.
L’exemple le plus utilisé pour faire cette distinction est le processus « Cuisiner » :
Les ingrédients sont les données en entrée.
Le plat correspond aux données en sortie.
Voilà le processus décrit. La procédure c’est d’appliquer la recette de cuisine. Si le processus est respecté, mais que la procédure n’est pas bien appliquée, les données en sortie ne sont pas conformes.
Un processus peut faire appel à des sous-processus (processus de cuisson par exemple).
Qu’est ce qu’un workflow ?
Le rôle d’un workflow est de modéliser les interactions entre les processus métier, les acteurs et les flux d’échanges à mettre en œuvre.
Le workflow a un déclencheur. Ce déclencheur établit alors le processus métier à mettre en œuvre. Il assure la transmission des informations clefs pour chaque étape du processus, et surtout identifie les actions à mener.
Pour conceptualiser cette différence, imaginons un workflow mis en place sans outil informatique. Si nous revenons aux années 60, les workflow existaient nécessairement.
Par exemple, identifions les processus métiers dans la fabrication d’un jouet :
Processus 1 . Faire les plans du jouet.
Données en entrées : Expression de besoin.
Données en sortie : Plan de fabrication du jouet.
- Transmission du plan aux études.
Processus 2 . Faire une maquette en plâtre.
Données en entrée : Plan de fabrication du jouet.
Données en sortie : maquette en plâtre et moules.
- Transmission de la maquette et des moules à l’unité de production.
Processus 3. Lancer la production.
Données en entrée : maquette en plâtre et moules.
Données en sortie : Industrialisation du processus de fabrication.
Le processus établit quelle succession d’étapes doit être franchie (procédures) pour obtenir un résultat. Le workflow identifie qui fait quoi et quand.
Je reconnais que la distinction demande de prendre du recul mais au niveau conceptuel elle est bien là !
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
