Dans le cadre de l’inventaire physique et du rapprochement comptable des immobilisations, nous distinguons deux phases de recensement bien distinctes : l’inventaire initial et l’inventaire permanent.
En effet, chacune présente des objectifs et des enjeux spécifiques sans oublier leur organisation qui diffère également. L’inventaire initial s’intéresse à tout ce qui concerne l’existant, les acquisitions passées tandis que l’inventaire permanent encadre les nouveaux achats.
L’inventaire initial
S’atteler à la réalisation de l’inventaire physique de son patrimoine existant vise les objectifs suivants :
- Recenser et évaluer la valeur de son patrimoine.
Avoir connaissance de la valeur réelle de votre patrimoine existant sur le terrain une fois qu’est établi le rapprochement entre les données d’inventaire physique et les immobilisations comptables.
- Justifier de la cohérence entre ses livres comptables et la réalité de terrain.
Nous cherchons à trouver sur le terrain les équivalents physiques de vos immobilisations comptables, afin de vous confirmer qu’elles existent toujours, ou a contrario qu’elles ne le sont plus.
- Contribuer à la certification de ses comptes et à la mise en conformité avec les normes comptables.
Notamment dans le cadre des démarches entourant la migration vers la M57, la tenue d’un inventaire physique et la réconciliation des deux sources d’informations que sont les inventaires physiques et comptables, permet de refléter une image fidèle du patrimoine communal.
- Valider les immobilisations existantes ou a contrario justifier de la disparition d’immobilisations pour des mises au rebut ou à la réforme.
En lien avec la justification de la cohérence entre vos livres comptables et la réalité de terrain, la preuve par l’inventaire physique de la non-existence d’une immobilisation est une justification valable lors des délibérations autour des mises au rebut ou à la réforme.
- Avoir connaissance des affectations, des localisations et des mouvements de ses biens.
Les inventaires sont géolocalisés (à l’adresse) et/ou localisés (affectés à un site connu). Ainsi, vous savez à l’instant T où se trouvent vos biens, ce qui vous permet de ce fait de suivre les mouvements dans le temps, lors de déménagements ou de déplacements de matériels sur des événements éphémères par exemple.
- Faire état de ses équipements disponibles.
La réalisation d’un inventaire physique permet de mettre à jour des stocks de biens non utilisés, pourtant en bon état de fonctionnement, dans des stocks officiels… ou moins officiels. Connaître l’existence de ces biens vous permet de leur offrir une nouvelle vie.
- Maîtriser ses achats : la suite logique de votre connaissance des biens disponibles. Vous cessez de racheter chaque année des biens que vous possédez déjà.
L’inventaire permanent
L’inventaire permanent, aussi appelé inventaire tournant ou perpétuel, permet de maintenir un suivi pérenne du patrimoine au gré des nouvelles acquisitions.
Au-delà de la campagne d’inventaire initiale, l’objectif est de pérenniser le suivi de l’inventaire physique.
Dans la démarche d’inventaire que nous proposons, nous accordons une attention particulière aux procédures de fiabilisation de l’inventaire.
Deux types d’inventaires sont à prendre en compte :
- Le contrôle d’inventaire: il permet de constater les réaffectations, les déménagements, les cessions, les disparitions et les mises au rebut et de mettre à jour des informations qui auraient changé.
- L’inventaire permanent : les nouvelles entrées d’immobilisations sont recensées régulièrement et vous suivez leur cycle de vie.
L’inventaire permanent implique d’imposer une régularité dans la fréquence d’inventaire des nouvelles acquisitions. Il est possible de planifier des mises à jour de l’inventaire physique tous les 3 mois, tous les 6 mois ou une fois par an, la meilleure solution restant d’inventorier les biens à leur réception, avant même que l’immobilisation ne soit créée comptablement. Le rapprochement comptable pourra de toute façon se faire plus tard, lorsque l’immobilisation existera bel et bien, l’objectif étant ici de certifier de l’existence physique et réelle d’un bien acquis.
La mise en place de l’inventaire permanent demande une grande réflexion organisationnelle. En effet, pour assurer une tenue de l’inventaire dans le temps l’implication d’un maximum de collaborateur est nécessaire. Cela peut représenter au moins une personne par service ou site de réception de biens et matériels.
La clé est de favoriser une culture d’engagement en impliquant le personnel dans le processus d’inventaire. Des formations régulières sur les procédures, bonnes pratiques et l’utilisation des outils contribuent à une exécution plus fluide et à une compréhension accrue de l’importance de l’inventaire physique permanent.
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Anne, Directrice Commerciale chez Apsynet
