Nous le savons, ces dernières années ont été synonymes de restrictions budgétaires pour les collectivités. Mais n’avez-vous pas continué à observer des dépenses, parfois absurdes, qui pourraient être évitées grâce à une maîtrise optimisée de ce que vous possédez déjà ? 

Avoir une connaissance de votre parc actuel, (qu’il soit mobilier, informatique, automobile, etc.) est l’une des clés de la diminution des dépenses de fonctionnement et d’investissement. 

Or, nous avons pu le constater, lors de nos échanges et collaborations avec les collectivités dans le cadre de projets d’inventaires physiques : la grande majorité perd la main sur les achats, et surtout rachète inutilement et régulièrement des mobiliers, matériels et autres équipements. 

Quelles sont donc les solutions pour pallier ce problème connu de toutes les collectivités ? Comment acheter mieux et éviter les dépenses excessives ? 

 

Connaître l’existant 

 

Pour commencer, et nous ne le dirons jamais assez (déformation professionnelle sans doute) l’inventaire physique est la clé d’une parfaite connaissance de votre patrimoine mobilier sur le terrain. Vous les connaissez théoriquement au travers de vos livres comptables, mais l‘existence réelle des biens que vous possédez ne peut être démontrée que par un inventaire physique. 

D’ailleurs, dans un contexte de maîtrise de vos achats mobiliers et de leur réutilisation (que nous abordons plus bas), ce qui vous intéresse, c’est le suivi des biens de manière individuelle et unique, en leur conférant une autonomie vis-à-vis des immobilisations auxquelles ils sont rattachés. Cette gestion unitaire est rendue possible par l’association d’étiquettes aux biens, qui pourront être suivis régulièrement grâce à leur code-barres. Ici encore, l’inventaire physique est la seule solution.   

 

 

Réutiliser l’existant 

 

En plus d’être une démarche économique, la réutilisation œuvre aussi pour l’écologie. Vous marquez donc doublement des points ! 

La réutilisation peut prendre la forme d’un prêt ou d’un don. L’important est de mettre en place des process internes qui vous permettront de gérer et suivre les mises à disposition de biens  : Quel service propose ? Quel service en devient le nouveau « propriétaire » ? 

La mise à disposition de biens ne peut être que facilitée si elle intervient dans un projet global de suivi du patrimoine via l’inventaire physique.  

Grâce à lui, vous savez exactement quels types de biens existent, dans quel état ils sont, s’ils sont inutilisés, disponibles auprès de tel service, à telle localisation. 

Par exemple, dans notre outil LIRAO, nous avons conçu un module entièrement dédié à la mise à disposition de biens inutilisés. Ces biens, préalablement référencés dans des stocks localisés, font l’objet de fiches de mise à disposition pouvant être consultées en interne. Les dons et prêts ainsi gérés via la plateforme sont suivis. Vous connaissez en temps réel les quantités disponibles en stock, et pouvez suivre en permanence le cycle des prêts et des dons. 

 

Anne, Directrice Commerciale d’Apsynet

 

Apsynet
Average rating:  
 0 reviews