Plusieurs types d’inventaires, comment puis-je m’y retrouver ?

 

D’un côté, nous avons l’inventaire comptable (inventaire des immobilisations financières et corporelles), qui fait références aux dates d’acquisition, aux amortissements, aux VNC, parfois par le biais de descriptions peu révélatrices (telle immobilisation s’appelle « n° de facture …… », bon courage pour deviner de quoi il s’agit !), et de l’autre côté nous avons l’inventaire physique.

Si le premier manque de pragmatisme en ne prenant pas en compte ce qu’il advient vraiment des immobilisations sur le terrain, le second met en évidence une toute autre réalité : usure prématurée, disparition de matériel, mouvements, mobilier encore utilisé malgré une existence de plus de 50 ans… La vraie vie en somme !

 

 

C’est pour rectifier cette différence de point de vue et mettre tout le monde d’accord, qu’il est nécessaire (et même obligatoire) de réaliser régulièrement un inventaire physique, l’idée étant de pouvoir mettre à jour les immobilisations figurant à l’inventaire comptable, en conséquence de ce qui aura été observé sur le terrain.

Concrètement, l’inventaire physique permet de recenser et évaluer un patrimoine dans le but de donner une image réelle de l’entreprise.

Pour beaucoup, l’inventaire physique fait peur, ils s’imaginent un travail herculéen dont ils ne verront pas le bout.

Mais en réalité, avec un tant soit peu d’organisation, tout devrait bien se passer.

 

Comment se passe un inventaire ?

 

Il faut tout d’abord avoir à l’esprit l’ensemble des éléments nécessaires à la réalisation de l’inventaire physique.

Un inventaire physique c’est :

– Un outil, de plus en plus un logiciel, qui contient les données inventoriées sur le terrain et permet ensuite de gérer le travail de réconciliation inventaire physique – inventaire comptable.

– Du matériel : lecteurs et étiquettes. Ils doivent chacun être de bonne qualité pour assurer un travail optimal sur le terrain et ne pas vous faire perdre de temps.

En ce qui concerne les lecteurs, il en existe de multiples modèles sur le marché, à des prix parfois très attractifs mais qui ne garantissent pas forcément une grande qualité. Dans le choix de votre lecteur, vous devez valider la sensibilité de la tête de lecture, que celle-ci soit en mesure de scanner les codes-barres plus ou moins épais.

Un critère non négligeable est aussi la capacité de résistance aux chocs et aux chutes.

Vous pouvez ainsi opter pour des lecteurs tout compris (en soit, ce sont des Smartphones avec scanner intégré), ou des petites têtes de lecture que vous connectez en bluetooth à un smartphone, cela dépend de votre budget.

Pour les étiquettes, il est déconseillé de chercher à les fabriquer soi-même car c’est une réelle perte de temps. Aujourd’hui, vous pouvez acheter des étiquettes personnalisées déjà imprimées sur un support résistant, en grande quantité pour une somme modique.

– La ressource humaine : on pense ici aux équipes d’inventoristes qui interviennent sur le terrain mais aussi à leur manager et au chef de projet qui encadre la campagne d’inventaire.

Ce dernier intervient tout au long de la campagne et son rôle prend de l’importance dès le début puisque lui incombent toute l’organisation, la préparation, la planification et la communication interne. C’est son intervention et son travail préliminaire qui assurent une campagne d’inventaire bien maîtrisée et pour un temps de présence optimal sur le terrain.

Le déroulé effectif de la campagne, tous les trucs et astuces à connaître pour un inventaire en toute sérénité feront d’ailleurs l’objet d’un futur article. Ne le manquez pas !

 

Anne, Chef de Produits chez Apsynet

Catégories : Inventaire