Il est essentiel et obligatoire de mettre en conformité sa comptabilité avec la réalité du terrain. Seule l’élaboration d’un inventaire physique permet de constater les éventuels écarts.
Les collectivités et entreprises privées ne sont pas toutes dotées de personnel au temps libre et bien formé à l’exercice de l’inventaire. Alors quelles sont les bonnes pratiques ? Qui va s’en occuper ?
L’inventaire en interne
L’inventaire physique des immobilisations est généralement impulsé par le service comptable ou financier , en collaboration avec les responsables opérationnels des différents services de l’organisation.
Voici quelques étapes à suivre pour réaliser un inventaire en interne :
- Préparation : Il est important de préparer l’inventaire en identifiant les actifs à inventorier et en établissant une liste détaillée de ces actifs.
- Comptage : Les actifs sont comptés physiquement et comparés aux informations contenues dans les registres comptables pour s’assurer de leur existence physique et de leur localisation.
- Identification : Les actifs sont étiquetés avec un numéro d’inventaire physique unique pour faciliter leur suivi et leur identification ultérieurs.
- Rapport : Un rapport d’inventaire est produit pour récapituler les résultats de l’inventaire physique et les écarts éventuels identifiés, ainsi que les propositions de mises au rebut.
- Enregistrement : Les résultats de l’inventaire physique sont pris en compte par la comptabilité de l’organisation, notamment pour justifier des mises à la réforme.
Réaliser son inventaire en interne permet de conserver le contrôle et la confidentialité des données d’inventaire. Cela nécessite cependant une certaine organisation et une coordination minutieuses. Une attention particulière aux détails doit être portée pour assurer la précision des résultats.
Externaliser le processus d’inventaire
L’externalisation du processus d’inventaire est une pratique consistant à confier la réalisation de l’inventaire physique des immobilisations à une entreprise spécialisée. Ce prestataire de services se charge de réaliser l’inventaire physique des actifs de votre organisation.
L’externalisation de l’inventaire peut présenter plusieurs avantages, notamment :
- Gain de temps et d’efforts : l’externalisation permet de décharger le personnel d’une organisation de cette tâche fastidieuse et chronophage, lui permettant ainsi de se concentrer sur ses activités principales.
- Expertise spécialisée : le prestataire de services dispose d’une expertise, ce qui garantit une précision accrue des résultats.
- Réduction des coûts : le recours à un prestataire externe permet d’éviter les coûts cachés, ou d’avoir à acheter ou louer du matériel spécifique.
Quoi que vous préfériez, l’important c’est finalement la rigueur et le suivi du processus d’inventaire. Pour cela nous ne saurions que vous conseiller d’utiliser une solution logicielle vous permettant le suivi en temps réel et l’analyse des écarts comptables.
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Juliette, assistante Marketing – Apsynet
