Un nouveau collaborateur va rejoindre l’équipe, il va donc falloir l’accueillir et préparer son environnement de travail. Nous l’avons déjà évoqué dans de précédents articles, il est tout naturel de déclencher le processus un peu avant son arrivée.
Mais qui doit en être le moteur et surtout qui possède les informations nécessaires ?
Initier le processus d’entrée
Le futur manager est le premier nom qui vient à l’esprit, mais voyons pourquoi ce n’est pas une bonne idée.
Pour commencer, le manager ne possède pas forcément tous les éléments comme :
- l’orthographe exacte du nom de son collaborateur (non ce n’est pas une blague, le problème est très courant !),
- son titre précis,
- les éléments particuliers de son contrat (nous y reviendrons)
- la date précise d’entrée.
On va donc se tourner vers le service des RH, qui lui, possède toutes les données précises. Il va pouvoir avertir le manager de l’arrivée imminente et lui transmettre les caractéristiques précises (notez que je précise le manager car cette fois-ci, il est bien le décideur pour l’étape ultime).
Le service RH donne le top départ pour l’onboarding, mais il lui revient de ne pas le faire trop tôt (si le collaborateur ne vient jamais), ni trop tard ou dans l’urgence (s’il se décide le matin même de son arrivée).
Il peut s’agir d’un mail rédigé manuellement par le RRH ou d’une extraction automatique du SIRH. On voit tout de suite l’intérêt de la seconde méthode qui évite tout oubli en plus de permettre de communiquer toutes les informations nécessaires très rapidement.
Rédiger la demande
Ainsi donc, quelques jours avant l’arrivée de son collaborateur, le manager reçoit un mail avec les détails nécessaires. Dans l’idéal, il peut aussi recevoir un lien vers une application gérant le provisionning et un formulaire prérempli.
Il est évident que le » quelques jours » est laissé à l’appréciation du manager…En effet suivant la structure de l’organisation ou la prestation demandée, le traitement peut prendre de quelques heures pour la création d’un badge ou la mise à disposition d’un PC à plusieurs mois pour un véhicule de fonction.
S’il dispose d’un formulaire prérempli, le manager peut ainsi reprendre les paramètres précis et compléter la demande avec la dotation et les droits applicatifs de son collaborateur.
Les éléments sont alors diffusés vers les acteurs concernés :
- DSI,
- Moyens Généraux,
- Sécurité,
- et éventuellement les prestataires externes tels que le Restaurant d’entreprise ou le loueur de véhicules par exemple.
Le manager suit alors les progrès de sa demande, sous la forme d’un traitement parallèle (pour certaines tâches simples) ou séquentiel (quand celles-ci sont conditionnées à la réalisation des précédentes).
Outre une meilleure efficacité, on met surtout à sa disposition la vision de la progression du processus d’onboarding, ce qui évite de nombreuses relances consommatrices du temps des services de support.
Cet article pourrait vous intéresser :
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
