Dès que l’entreprise atteint une certaine taille, l’organigramme est le meilleur moyen de présenter son organisation. De prime abord il s’agit juste d’exposer les relations hiérarchiques entre collaborateurs, mais l’opération s’avère souvent plus complexe. Sa construction globale doit pouvoir être maintenue et présentée en préservant les susceptibilités de chacun.
Les utilisations d’un organigramme
Si on dépasse la satisfaction de l’égo des dirigeants, l’organigramme exhaustif, dans une forme informatique, permet la navigation au sein de l’organisation pour identifier les relations entre collaborateurs.
Il pourra être utilisé par ces derniers pour établir des contacts entre métiers liés ou décrire des compétences spécifiques.
L’organigramme est un moyen de navigation pour connaitre les binômes ou les remplacements temporaires.
La vision globale de la structure permet aussi de révéler des besoins en recrutement au sein de départements ou autour de profils particuliers.
Tout à la main ?
La première approche est de partir du directeur et de lui raccrocher ses collaborateurs. L’arbre pourra se présenter sous la forme d’un râteau ou d’un empilement. Outre le fait que la tâche soit pénible dès lors que l’on dépasse quelques dizaines de personnes, la maintenance nécessaire limite ce genre d’exercice à la réalisation de l’organigramme d’un comité de direction ou d’une équipe spécifique.
Les sources pour automatiser l’organigramme
On en arrive donc rapidement à la nécessité de se connecter à une source disposant de la liste exhaustive des collaborateurs et de leur relation hiérarchique.
Il est possible de s’appuyer sur l’annuaire informatique de l’entreprise : Active Directory, ou sa version Cloud (Entra ID) et plus généralement un annuaire LDAP. Cet annuaire contient les données de chaque collaborateur utilisateur d’informatique, et potentiellement le lien vers son dernier manager connu, ainsi qu’éventuellement son titre.
D’un autre côté si l’on y réfléchi, il est souvent plus simple de se tourner vers les Ressources Humaines, qui si elles disposent d’un outil informatique (un SIRH) seront en mesure de fournir les éléments nécessaires.
Les données des RH ont notamment deux avantages indéniables puisqu’elles garantissent :
- la connaissance exhaustive de tous les salariés,
- une information à jour, au moins sur la présence des collaborateurs dans l’organisation et leur titre réel.
Le point faible de la relation hiérarchique
Quand on pense organigramme, on réduit souvent le raisonnement à la relation entre le collaborateur et son manager. C’est une erreur sur le fond et cela impacte les possibilités de représentation de la structure.
En effet, avec ce mode de raisonnement, le problème suivant se pose : dès lors qu’un manager quitte l’entreprise, l’ensemble des collaborateurs qui lui sont rattachés va disparaitre, et ce jusqu’à ce que son remplaçant soit ajouté et tous les liens rétablis.
Accessoirement il interdit la représentation d’une structure dans laquelle une personne, au travers de plusieurs postes opérationnels, gère des équipes différentes.
En définitive, pour construire un organigramme il faut admettre que la structuration d’une société s’appuie sur des postes dont nous ne sommes que les éphémères occupants…
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Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
