Le concept de Flex Office est apparu il a une dizaine d’année dans un contexte de sous-utilisation des espaces de bureaux dans les grands centres d’affaires.

Partant du constat qu’outre le prix élevé d’un espace de travail (de l’ordre de 10K€ à 15 K€ par an), les postes dédiés à un utilisateur n’étaient utilisés au mieux qu’à 80% du temps.

Qu’au-delà de ça, les postes de cadres, fréquemment en déplacement et équipés pour la mobilité, (voire pour certains commençant déjà à télétravailler) restaient vacants près de 50% du temps, il y avait manifestement un gisement d’économies pour les entreprises.

Ainsi donc, pourquoi ne pas cesser de dédier un poste à chaque utilisateur et au contraire mutualiser les espaces ? Open-space pour l’optimisation de l’espace physique, Flex office pour le temps d’utilisation voire Coworking externalisé, tous les éléments combinés dans le but de réduire les loyers.

Ces tendances, qui impliquent tout de même une certaine rigueur de gestion, ne pouvaient que s’accentuer avec le développement du télétravail et la hausse sans fin des coûts des espaces de bureau.

Il s’agissait aussi de contrer les spéculateurs institutionnels qui saturent les banlieues d’affaires d’espaces de bureaux. Ceux-ci sont toujours plus chers, car incontournables compte tenu de l’offre de transports, mais sans que personne ne cherche à valoriser les conditions de travail ni même parfois à entretenir correctement les locaux.

Ces nouveaux concepts étaient en bonne voie de développement, même l’arrivée surprise de la COVID-19 et du télétravail forcé semblait être un argument de plus, mais tout ne s’est pas passé comme prévu !!

 

 

La mobilité

 

La crise de la COVID-19 a poussé les entreprises à équiper en urgence les collaborateurs pour le télétravail, mais pas forcément pour la mobilité. On a ressorti les vieux portables, pas les plus légers, investi pour les plus chanceux dans un matériel plus confortable à domicile (fauteuil, écrans, etc.) sans pour autant repenser les espaces de bureaux.

 

L’hygiène

 

Sans parler de la désinfection quotidienne du plan de travail, ou des surfaces de contacts, il se trouve que les espaces de coworking sont plus petits, certes bien aménagés mais en général bien loin d’offrir la distanciation physique requise par nos règles actuelles.

 

L’empreinte écologique

 

Les espace des bureaux ne sont déjà pas réputés pour être économes en énergie, entre les climatisations et les ordinateurs allumés H24, ajoutez l’aération forcée pour cause de virus qui ne contribue pas à l’économie non plus. Accessoirement les transports publics restant peu en grâce, l’usage des voitures personnelles n’a pas diminué ni le covoiturage augmenté même avec une partie des collaborateurs en télétravail, en témoigne la constance des bouchons parisiens.

 

Et le collaborateur dans tout ça ?

 

Est-on vraiment sûr qu’il apprécie le brouhaha de l’open-space, de se retrouver chaque matin avec le plaisir de découvrir un nouveau voisin de bureau, ou dans certaines organisations la surprise de ne plus avoir de place disponible, la faute à un réveil tardif ou un RER paresseux. La dernière solution qui s’offre à lui est de choisir entre l’espace commun et le gymkhana de la réservation de salle de réunion.

A l’aube de 2022, une tendance commence quand même se dessiner : des espaces Flex Office à l’échelle d’un groupe de travail ou d’une équipe, qui garantissent la cohésion tout en restant source d’économies. Il n’y a plus qu’à gérer les réunions plénières, en évitant de créer un petit cluster privé.

 

 

Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet