Depuis toujours les outils informatiques des DRH et ceux gérés par les DSI cohabitent, mais le plus souvent sans échanger ni même coopérer. Le fait même que les applications informatiques de la DRH, au travers de l’acronyme SIRH (pour Système d’Information des Ressources Humaines) revendiquent leur propre « Système d’information » est symbolique de la situation.

Avant de chercher à traiter le problème, le premier point à éclaircir est l’origine de cette situation.

 

Pourquoi cet isolement ?  

 

On pense d’abord à la nature des données. Bien avant le RGPD, il était évident que les données RH relevaient au minimum du privé (adresses, famille, téléphone) voire dans la culture française, du secret (salaires, diplômes).

On peut aussi imaginer tout simplement les limitations originelles des applications de ce type. Il faut se rappeler que ce sont parmi les plus anciennes applications informatiques à s’être développées en entreprise, à une époque où les échanges inter applicatifs étaient du domaine de la science-fiction.

 

Et enfin, on peut imaginer (je dis bien « imaginer ») que les DRH n’aient pas une confiance suffisante en leurs équipes informatiques pour faciliter l’intégration et leur donner un accès total.

Le fait est que je ne vois pas une semaine passer sans être confronté à une difficulté d’accès d’un client à des données RH pour maintenir son annuaire d’entreprise.

 

Quel est le besoin réel ?  

 

La DRH est le point d’entrée de la majorité des collaborateurs, elle est la première à connaitre leur existence, elle maîtrise leur identité, leur fonction, leur responsable. Tous ces éléments sont indispensables pour une intégration correcte du collaborateur dans le Système d’Information global.

En obtenir la communication rapide est la promesse tenue d’une meilleure fluidité dans le processus d’intégration.

Au-delà de ça, le départ des collaborateurs est aussi sous le contrôle de la DRH, et pour le coup ce sont bien les seuls capables de fournir l’information permettant à la DSI de désactiver les accès.

 

Des solutions simples 

 

Une fois la coopération actée, il est possible de mettre en place des processus d’échanges normalisés, éventuellement totalement automatiques, qui peuvent satisfaire tant le besoin de rigueur de la DSI que celui de contrôle des RH.

Notre blog a déjà eu l’occasion de présenter les mécanismes d‘échanges de données , ou plus techniquement les services de publication Web.

Enfin une solution qui parait simpliste mais qui est souvent plus facilement acceptée par la DRH est de maintenir l’annuaire au moyen de fichiers Excel traités automatiquement.

 

 

Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet