Je suis contre le mariage…Rassurez vous, mon sectarisme est à considérer uniquement en tant que développeur d’interfaces entre des systèmes de données. Et puis tant, qu’à se faire mal voir, je suis aussi contre les noms à particules et les prénoms composés…
En effet, ce qui peut vous sembler un détail, et totalement légitime pour les personnes concernées, rend les choses bien plus compliquées qu’elles ne devraient l’être.
La clé de réconciliation
Dans ce type d’interface, notamment en matière de données de personnes, les données sont souvent éparpillées dans différentes bases : la fonction et le matricule dans un SIRH, le mail et les pièces d’authentification dans un annuaire LDAP, le téléphone dans un autocom et le mobile dans un fichier d’opérateur.
Pour obtenir une vision complète du collaborateur, il faut donc piocher dans ces différentes sources et exploiter dans chacune l’information intéressante.
Mais pour que cela fonctionne il faut une clé commune, on pense donc spontanément au nom et prénom de la personne.
Le nom prénom est-il une bonne clé ?
A priori oui, les doublons sont assez rares à l’échelle d’une organisation.
En revanche la syntaxe de saisie est régulièrement incohérente entre les outils, la liberté de ponctuation, l’usage du nom marital ou de jeune fille, la combinaison des deux et le retour à la case départ en cas de divorce, font que les divergences d’écriture apparaissent très vite.
Je ne vous parle même pas des noms à particules qui dépassent les possibilités de certains logiciels ou de l’utilisation de « nom de scène » au quotidien quand les RH exigent une identité officielle ou bien encore du danois qui tient à son « Ørjan » ou à sa « LÆRKE ».
Moralité, on s’orientera donc plus facilement vers les emails.
L’email est-il une bonne clé ?
Oui, mais à condition qu’il soit totalement prédictible : cela veut dire que la règle soit communiquée à tous les services concernés jusqu’à la règle de gestion des homonymes.
Là où cela coince, c’est que la création des mails est l’apanage des DSI et que la gestion des exceptions est souvent non écrite (accents, tirets ou apostrophe).
Dernier point, l’historique des mails doit être préservé : en clair on ne réattribue pas un mail déjà attribué (cela nécessite évidemment de connaitre l’historique des mails utilisés).
Cette règle est parfois poussée à l’absurde : à la fin de son stage de fin d’étude mon fils a été recruté pour un CDI. Il s’est alors vu refuser un mail à son nom au motif que ce mail avait déjà été utilisé…et pour cause par lui-même pendant son stage !
Il a donc passé plusieurs années affublé d’un « piochaud1 » assez ridicule, et cela chez le premier éditeur de logiciel du monde.
Alors que reste-il ? Le matricule ?
Et oui même si cela déplait aux DSI (allez on les laisse créer des matricules pour les externes), le matricule est la seule donnée qui survit aux mariages et aux divorces, que l’on ne cherche pas à réutiliser, suffisamment compacte pour être acceptée par n’importe quel logiciel et qui reste RGPD compatible.
Au point que dans certaines organisations, c’est lui qui sert de login pour toutes les applications !
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Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
