J’ai publié il y a quelques années un article sur la valorisation d’un bien informatique. Il avait pour objectif d’expliquer pourquoi le bien informatique est plus complexe à valoriser qu’une chaise ou une table.
Il présente deux particularités :
- Le contrôle externe ne permet pas de préjuger des caractéristiques des composants qui le constituent (logiciels compris). Cela le rend difficile à évaluer sur la foi de son aspect physique (à la différence de la majorité des autres biens)
- Sa valeur comptable ne permet pas de maitriser sa valeur de remplacement dès lors que l’on imagine pour un ordinateur plusieurs étapes dans son cycle de vie. Il s’agit d’un facteur d’économie non négligeable.
Voici donc quelques conseils pour optimiser les coûts de son parc informatique et pour structurer sa gestion.
Evaluer les postes de travail dans leur globalité
En termes comptables, un poste de travail est un assemblage d’extraits d’immobilisations :
- L’ordinateur
- Le ou les écrans
- Les logiciels
Autant dire qu’il n’est pas compatible avec une gestion classique.
C’est donc le métier de l’informaticien, « gestionnaire du parc informatique » de faire son marché dans les immobilisations pour constituer un ordinateur. Non seulement quand il construit le poste de travail mais aussi à chaque fois qu’il en modifie un composant.
Pour cela il lui faut, sans connaitre les éléments comptables, mener sa tâche à bien tout en conservant une gestion viable dans le temps.
La solution est simple, il s’agit d’identifier les éléments immobilisés dès leur réception par une étiquette liée à l’immobilisation. De cette façon ils seront facilement repérables dans un poste de travail, voire de façon automatique avec un outil adéquat.
L’informaticien va pouvoir relier les composants soit à l’ordinateur, pour construire un poste de travail et l’affecter à un utilisateur, ou bien assigner chacun des composants à l’utilisateur.
Il existe des outils automatiques qui le dispensent de cette tâche et rapportent automatiquement et en permanence les informations dans un logiciel dès lors que l’ordinateur est utilisé.
Cette tâche est d’autant plus importante, qu’avec la généralisation du télétravail, l’accès physique au poste devient compliqué pour l’informaticien.
On peut alors connaitre à tout moment le statut d’un composant de l’immobilisation même impliqué dans un poste de travail
Définir des étapes dans le cycle de vie
Une autre dimension du parc informatique est la possibilité de « vies multiples » d’un poste de travail. Vous pensez sans doute au portable super léger du vip qui dans sa seconde vie (le portable pas le vip) peut soulager le dos d’un collaborateur moins gradé et fréquentant les couloirs du RER, mais on peut aussi évoquer le poste haut de gamme d’un graphiste ou d’un développeur reconverti en poste bureautique.
Rappelez-vous aussi, combien nous étions contents d’avoir gardé ces portables, dont personne ne voulait, lorsqu’ils ont sauvé la mise à nombre d’entre nous un certain mois de mars 2020… Ils ont permis à de nombreux collaborateurs de continuer à travailler de chez eux.
Quel est le gain ? Tout simplement de remplacer le rachat d’une machine à 500 ou 600 Euros chaque fois que vous aurez l’occasion de donner une seconde vie à un ordinateur et puis bien sûr de repousser d’autant la production d’un déchet électronique.
Planifier la mise au rebut
Reste-t-il qu’il faut bien, un jour venu, mettre le poste de travail ou des éléments au rebut, quand ils ne sont pas tombés en panne, perdus ou volés bien avant. Il ne s’agit pas seulement d’un problème de valeur comptable.
Ce n’est pas pour dire mais ils contiennent pas mal de cochonneries électroniques et autres métaux nocifs nos ordinateurs ! Non seulement il est formellement interdit de s’en débarrasser comme un vieux Kleenex, vous devez être en mesure de justifier comment vous l’avez fait.
Là encore, l’étiquetage vous sauvera, quelle qu’ait été la vie tumultueuse d’un portable, ou les turpitudes d’un écran, passé de bureau en bureau, vous retrouverez à qui il était au départ et quelle immobilisation il concerne.
Alors à vos étiquettes mais n’oubliez de pas de partager les règles avec vos collaborateurs.
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Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
