Ce genre de grand écart impose de définir des règles claires pour la gestion des objets constituant le patrimoine de l’entreprise ou de la collectivité.
Ce qu’il faut retenir avant tout, c’est qu’un bien est suivi de manière individuelle, ce qui n’est pas le cas pour un consommable, et qu’il possède un (ou plusieurs) cycle(s) de vie.
Ce qu’il faut retenir avant tout, c’est qu’un bien est suivi de manière individuelle, ce qui n’est pas le cas pour un consommable, et qu’il possède un (ou plusieurs) cycle(s) de vie.
Les biens
Sans discussion les ordinateurs et les téléphones portables sont des biens, les raisons en sont multiples :
- Le cout unitaire tout d’abord mais techniquement ce n’est pas une obligation, un ordinateur pris seul dépasse rarement le seuil où l’immobilisation est obligatoire.
- La sécurité ensuite, un ordinateur contient des données de l’entreprise et en tant que tel, sa sécurité doit être assurée, et pour cela il faut savoir qui l’utilise et où il se trouve.
- L’usage pluriannuel ; surtout si le cycle de vie implique la détention par des utilisateurs différents.
- L’exploitation en location, juste histoire de le retrouver quand il sera temps de le restituer.
- La fin de vie, pour éviter qu’un ordinateur avec le logo de votre entreprise ne se retrouve au beau milieu d’un tas de déchets numériques.
Les consommables
Il s’agit ici d’accessoires tels que les casques, souris, claviers, clés USB, coques de téléphone ou encore câbles divers, qui sont remis aux collaborateurs sans réel espoir de les revoir.
Ces équipements sont considérés comme des consommables avant tout pour des raisons de coûts, jugés trop faibles pour investir dans une gestion complète, ou pour des raisons d’hygiène (on n’imagine pas réutiliser une souris, un casque ou un clavier après deux ans dans les mains d’un collaborateur).
Mais ce n’est pas une raison pour ne pas les gérer du tout, que ce soit d’un point de vue disponibilité des matériels, tenir un stock à jour permet d’anticiper les achats.
Tout autant si on veut contrôler la consommation des collaborateurs, au 3eme casque annuel, on peut légitiment se demander si le modèle choisi est suffisamment robuste pour le profil du collaborateur…
Dans ce contexte, un suivi simplifié des affectations à partir du stock peut remplir plusieurs objectifs :
- Connaître les disponibilités de matériels,
- Détecter les surconsommations ou abus,
- Gérer les restitutions, que ce soit pour restocker ou pour décharger un utilisateur.
Les cas ambigus
Vous noterez que je n’ai pas évoqué les écrans ou les docks. Leur traitement est plus variable. Les coûts sont certes plus élevés, ce qui peut justifier le suivi, mais hormis la restitution de location, le traitement unitaire n’est pas forcément indispensable.
A cela s’ajoutent deux point supplémentaires mais contradictoires :
- L’avènement du télétravail : implique la remise de matériel au collaborateur. Ce cadre mérite un suivi précis.
- Le Flex office : repose sur des postes de travail pré-équipés et accessibles en libre-service. Cela ne permet justement plus une affectation nommée des matériels. Il faudra alors se contenter des localisations ou des services.
On peut donc les traiter comme consommables mais sous réserve d’en maîtriser leur distribution.
Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
