La définition est claire: immobilisé ou amorti c’est un bien, sinon c’est un consommable. Il est communément admis que les biens doivent être suivis et gérés, mais qu’en est-il des consommables ?
Une fois la distinction clairement faite entre les biens et les consommables, se pose la question de la gestion desdits consommables. Si l’on n’est pas tenu de les recenser et d’en suivre la vie, doit-on les traiter pour autant comme de vulgaires boîtes de trombones ?
Peut-on trouver un mode de suivi, plus simple que celui des biens amortis, mais capable de fournir des éléments d’information suffisants pour un coût de gestion raisonnable ?
C’est l’enjeu de la gestion des consommables.
Bon nombre d’entreprises ne gèrent pas les consommables
Elles apportent à cela plusieurs justifications :
la première est le coût de gestion, mais elle est liée à une sous-estimation du coût réel des consommables. Dès lors qu’un bien n’est pas immobilisé, sa valeur unitaire est considérée comme minime et le coût de gestion devient excessif au regard de sa valeur.
On peut trouver aussi une dimension psychologique, associant la gestion à une surveillance des salariés, voire à une suspicion d’abus !
Mais en règle générale c’est avant tout le coût humain de la gestion qui est mis en avant pour s’affranchir du suivi, et ce même si paradoxalement, dans la grande majorité des entreprises, les consommables informatiques ne sont pas à disposition des collaborateurs mais distribués par l’équipe informatique.
Que faut-il gérer ?
Tout d’abord il y a consommable et consommable. Il n’est pas nécessaire de gérer tous les éléments : on ne peut pas mettre au même plan un support dvd à 2 €, une barrette de RAM ou une station d’accueil à plus de 100€, d’autant que le premier n’a que peu de chance d’être restitué après usage, alors qu’il est toujours possible de recycler les autres.
Une gestion simple des consommables est la clé
Une bonne gestion de consommables doit avoir un objectif simple : suivre des stocks et tracer les usages, pas plus et pas moins !
Il ne doit pas falloir plus de 3 clics pour traiter une consommation : trouver l’article dans un stock et noter l’utilisateur ou le bien concerné.
Quels peuvent-être les gains ?
Le premier gain auquel on pense immédiatement, c’est la capacité à gérer les stocks, et donc à réagir aux ruptures. Mais on oublie souvent que la gestion permet aussi d’obtenir une vision de l’évolution du besoin réel au cours du temps, donc non seulement d’être réactif mais aussi d’anticiper.
Le second est avant tout une solution à un problème d’organisation, une meilleur réactivité pour localiser les produits et servir ses utilisateurs.
Accessoirement la gestion peut permettre d’identifier des équipements ou des utilisateurs sur- consommateurs ou tout simplement de mettre en place un système de recyclage pour des consommables de « seconde main ».
Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
