Depuis les prémices de la gestion de biens, on a voulu classifier les données pour en faciliter la reconnaissance et la gestion.
Cela présente de nombreux avantages, le premier étant de permettre d’aborder un sujet à n’importe quel niveau : de l’objet lui-même jusqu’à sa définition la plus abstraite.
De quoi parle t’on ?
Concrètement : je suis assis sur une chaise de l’entreprise. De mon point de vue c’est juste ma chaise, de celui des services généraux, un fauteuil en cuir en état de fonctionnement. Du point de vue de l’acheteur, c’est la référence Millberget de chez Ikea, et pour mon comptable elle se situe quelque part dans une immobilisation de matériel de bureau.
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Ce n’est pas simple de se comprendre
On voit bien qu’avec de telles différences de visions, la communication ne va pas être simple.
La structuration des objets impliqués dans la gestion de bien est donc une réponse adaptée.
C’est aussi le moyen de faire se comprendre des acteurs qui ne parlent pas le même langage, soit parce qu’ils n’ont pas le même métier et donc pas le même vocabulaire, soit tout simplement parce qu’ils n‘ont pas besoin du même degré de précision.
La granularité de la vision
C’est la clé du problème, prenons quelques exemples :
L’informaticien va voir un ordinateur comme un modèle X de chez Y, ou a minima comme un portable ou pc de bureau, il a besoin de ces détails pour son métier.
Le service achat verra un ordinateur acheté chez Z à telle date avec 50 autres, encore une fois ce sont les informations dont il a besoin.
On voit bien que les différents acteurs n’ont pas besoin du même niveau de détail, et n’ont pas les mêmes sources pour décrire les objets.
On peut bien sûr rajouter des propriétés à n’en plus finir sur chaque objet, mais à quoi cela sert d’avoir la possibilité de renseigner la puissance fiscale d’un PC (parce que l’on gère aussi des véhicules) ou le nombre d’étagères d’une chaise ?
Bien, Article, Nomenclature
Donc résumons : un bien est unique, il a été acquis depuis un catalogue d’articles structuré en rubriques et éventuellement sous-rubriques.
Et voila nous tenons notre structure.
Bien
Il porte un numéro unique, un utilisateur, éventuellement une localisation et des propriétés qui lui sont propres.
Il porte surtout une information quant à son…
Article
Obligatoire pour tout bien, il indique sa marque et son modèle, et par exemple son fournisseur et son prix actuel, ou toute information commune à tous les biens de ce type.
Notez que vous ne détenez pas forcément des biens pour chacun des articles que vous décrivez, il s‘agit avant tout d’un catalogue de ce que vous possédez, avez possédé ou envisagez de posséder. Il y a souvent confusion entre les biens et les articles : « oui j’ai bien cet article en stock ». Pour éviter l’erreur il suffit d’imaginer que l’article est la photo issue du catalogue et non pas un exemplaire réel.
Et enfin l’article appartient à une…
Nomenclature
Celle-ci décrit la nature de l’article, c’est-à-dire dans quelle catégorie vous allez le ranger, c’est un travail important à faire le plus tôt possible, avec ni trop ni trop peu de détails.
On peut tout à fait (c’est même souhaitable) en faire une structure à plusieurs niveaux :
« Ordinateur » et plus bas « Portable ou Fixe », on pourra ainsi interroger tous les ordinateurs ou seulement les portables.
De même « Mobilier » et plus bas « Armoire » ou « Chaise » ou « Bureau » va permettre de s’adapter à une classe comptable qui ne traite que de « Mobilier » ou de détailler l’existence ou la durée d’amortissement selon la nature.
Toujours dans le même esprit, on peut tout à fait imaginer que les nomenclatures ne décrivent pas que des biens physiques mais aussi des prestations, des licences ou des contrats.
Vers une description complète
Voilà, nous avons maintenant tous les éléments pour décrire notre chaise du début et surtout pour que chacun puisse la reconnaître et trouver les caractéristiques qui lui seront utiles.
Si chacun dans la chaîne de traitement des achats de biens joue le jeu, de l’expression du besoin à la mise au rebut, il deviendra enfin possible de gérer des actifs sans être obligé de régulièrement tout remettre à plat pour réconcilier les différentes visions !
Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
