L’inventaire physique est incontournable pour réaliser une photographie du patrimoine à un instant T. Bien réalisé, c’est-à-dire exhaustif et précis, il offre une vision objective, autorise un arbitrage des immobilisations et finalement permet de dresser un état réaliste du patrimoine.
Mais cela reste un état, sa validité dans le temps requiert de mettre en place des procédures et de s’assurer qu’elles sont suivies pour toutes les étapes du cycle de vie de biens : entrées, sorties et mouvements.
S’assurer des livraisons
La première étape est de référencer les livraisons, cela peut sembler évident mais souvent les organisations se contentent d’acter la réception sur la foi d’un bon signé sans forcément assurer un comptage, voire parfois même simplement sur la base de la facture du fournisseur.
Cette stratégie met en danger le suivi et même entache la bonne gestion des biens.
Par bonne gestion, nous entendons non seulement vérifier le contenu précis de la livraison, mais aussi l’associer définitivement, et cela pour chaque bien individuel, à l’immobilisation.
Le premier hic est qu’a cette étape l’immobilisation n’existe pas encore, on ne dispose souvent que d’une commande ou d’un engagement.
La seule solution est donc de recenser, si possible étiqueter un ensemble de biens par rapport aux éléments dont on dispose à ce stade.
C’est là qu’intervient une notion importante : celle de la nomenclature.
Trouver un vocabulaire commun
Tout comptable sait que les immobilisations doivent être classées par nature. En effet selon celle-ci, leur durée de vie et leur mode de gestion sera différent.
Pour cela, les bonnes pratiques, tant dans les organisations publiques que privées, définissent des catégories de biens. Les règles sont relativement souples mais rien n’interdit d’être plus précis et notamment de définir des nomenclatures qui seront comprises à la fois par les hommes de terrain et les comptables lors de la rédaction de la commande ou de l’engagement.
(Je vous invite à relire https://www.apsynet.fr/structurer-les-donnees-de-gestion-de-biens/ pour plus de précisions).
On va ainsi recenser la réception de 50 chaises, l’association à l’immobilisation sera alors simple et ce recensement sera une preuve indiscutable de la livraison.
La question est donc : qui va se charger d’enregistrer la livraison ?
Autant cela tombe sous le sens quand s’agit de matériel informatique, ou plus généralement de matériel spécialisé, le personnel technique sera en charge et dans la mesure où il a la vision globale du patrimoine, il est aisé de le convaincre de l’intérêt d’un recensement précis.
Autant quand on parle de biens d’équipement simples, de mobilier ou tout simplement de matériel destiné à un site un peu distant, il faut composer avec le personnel disponible.
Il va donc falloir imposer à un agent administratif, un gardien, un réceptionniste de réaliser cette opération.
Il n’y a pas vraiment d’obstacle technique à décrire un bien et à y coller une étiquette, il reste à convaincre le collaborateur de l’intérêt de la chose et lui rendre l’opération la moins rébarbative possible.
Pour le premier sujet, l’idée est de retourner la charge de la réception ; plutôt que le bon de livraison c’est l’enregistrement par le collaborateur qui fait foi.
Quant au mode opératoire, il existe aujourd’hui des solutions accessibles depuis un smartphone qui couplent la lecture du code-barres à une géolocalisation et un horodatage de la réception, rendant ainsi la manipulation triviale et totalement fiabilisée.
Reste ensuite à traiter les futurs déménagements et la mise au rebut, mais c’est une autre histoire…
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
