Tout semble en place pour permettre un partage global des agendas, simplifier les échanges, et partager disponibilités et événements, mais nous avons tous constaté la difficulté que cela représente au quotidien.

Quels sont donc les éléments qui rendent si complexe le partage des agendas ?

Les blocages de sécurité

Le premier problème est la gestion de la sécurité des données d’agenda :  non seulement l’agenda peut révéler les activités, mais aussi les lieux de présence et les personnes rencontrées. Il est donc clair qu’un agenda partagé doit maîtriser la publication de ces éléments, mais alors comment donner accès à l’agenda sans révéler son contenu ? C’est un point que iCalendar ne formalise pas réellement, ni d’ailleurs les outils d’agenda autrement que par une simple case « Privé », alors que l’on peut tout à fait imaginer publier des zones d’indisponibilité « aveugles » sans préciser leur nature précise.

De façon générale, iCalendar prône un système d’invitation que l’on peut accepter ou refuser, ou de notification qui s’insère directement dans l’agenda sans confirmation, mais ni l’un ni l’autre ne permettent de coordonner les disponibilités d’un groupe de personnes.

Indépendamment de ce point, donner accès à un flux iCalendar impose d’ouvrir un accès Internet vers les données, avec tous les risques de sécurité quant aux attaques directes ou aux dénis de service vers le serveur qui partage les agendas.

Les blocages techniques

La publication d’un agenda sur Internet va de soit avec une messagerie comme Gmail ou Office 365 mais c’est souvent plus complexe pour des systèmes Intranet. Néanmoins avec la généralisation des WebMails et des services IMAP ou Exchange, poussés par le besoin d’accès aux mails depuis  les Smartphones, cela devient plus commun et permet d’ouvrir la porte à la publication d’agenda par le même biais.

 

Les blocages ergonomiques

Là, cela se corse un peu. Représenter de façon visuelle un agenda est relativement simple, dès lors que l’on considère qu’une personne ne gère qu’une tâche à la fois, il faut juste prévoir de pouvoir  jongler avec la granularité pour zoomer de l’heure à l’année. Par contre, combiner plusieurs événements est plus complexe dès lors qu’ils se recouvrent un tant soit peu, tout comme superposer les activités des plusieurs personnes.

On optera  soit pour des éléments juxtaposés, soit pour un effet de perspective. Mais on sort déjà de la présentation traditionnelle, avec un risque d’incompréhension et pour laquelle aucun formalisme ne s’est encore imposé.

Il est donc au final difficile de dépasser la vision d’un agenda simple pour montrer des combinaisons, notamment si l’on veut coordonner les activités de plusieurs personnes ou les plannings de salles de réunion par exemple.

 

Les blocages psychologiques

 

Publier son agenda au sein d’une entreprise est aussi souvent vu comme une ingérence dans la gestion du temps de travail, une sorte de pointeuse  numérique. Il est déjà difficile de mettre en place un reporting d’activités réalisées, alors que dire d’une planification des activités futures.

C’est d’ailleurs pour une fois un problème dans les deux directions de la hiérarchie, alors si même le management est réticent à publier son agenda …

Peut-on quand même rêver?

Peut-on rêver d’organiser un rendez-vous en un clic, une réunion de plus de 3 personnes sans passer 5 coups de téléphones ?

C’est techniquement possible, jouable en termes de sécurité avec quelques précautions, suffisamment confidentiel si l’on partage des contenus anonymes et sur une courte période.

Reste la  transparence des plannings à accepter… À vous de jouer, je tiens mon flux iCal à disposition des clients et partenaires qui le souhaitent !

 

Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet

Catégories : Développement & Web

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