Depuis maintenant près d’un an, nous consacrons une partie non négligeable de notre temps de travail (voire de loisirs) dans ce que l’on appelle un outil collaboratif de visio-conférence. Peu importe celui que vous avez choisi : Teams, Zoom, Webex ou Meet , ils permettent tous de se réunir virtuellement et d’échanger vocalement et visuellement, ainsi que de partager écrans et documents. Mais leurs contraintes d’utilisation tant techniques que dans l’étiquette des échanges, nécessitent de suivre quelques règles.
Plus qu’un appel téléphonique, plus qu’une réunion physique
C’est en fait une combinaison des deux, la distanciation physique du premier, mais en même temps l’interaction de la caméra et le partage de données ou d’écrans. Voyons donc les différents types d’interactions et les bons usages à respecter pour éviter de passer pour un rustre ou un malotru.
La caméra
L’usage de la caméra est une nouveauté, elle permet de visualiser son interlocuteur mais en même temps révèle son environnement et oblige à une attention quant à sa tenue vestimentaire.
Elle montre aussi le niveau d’intérêt et de concentration lors de l’échange.
Sauf à ce que nous n’en disposiez réellement pas (ou que vous utilisiez son absence supposée comme excuse), la règle est de l’activer pour un premier échange ou de façon générale quand de nouveaux acteurs sont présents.
Elle n’apporte pas de valeur ajoutée, voire dans certaines conditions peut pénaliser la fluidité compte tenu de l’usage important qu’elle fait du réseau pour les télétravailleurs à faible connexion. Elle pourra donc être coupée ensuite. Il est à noter que de nombreux outils proposent d’appliquer un fond neutre qui masque l’environnement au prix d’un léger halo autour du visage.
Le microphone
Il convient de s’assurer avant tout de sa qualité et de l’absence de bruits parasites ou de crachotements. Il pourra ensuite être temporairement désactivé si vous n’avez pas prévu de prendre la parole, cependant n’oubliez pas de le réactiver avant d’intervenir. Ce n’est pas utile de laisser quelqu’un pérorer deux minutes dans un silence absolu, soyez fairplay, rappelez lui d’activer son micro.
Il faut noter qu’il existe un léger décalage en la prise de parole et la réception du son, de l’ordre d’une demi seconde suivant les outils et la qualité de la connexion. Cela peut entrainer des chevauchements délicats à gérer, pour éviter cela, il est possible d’activer un système de demande de parole, ou de respecter une pause entre les phrases pour laisser à un autre l’opportunité de s’exprimer. Qui supporte ces marathoniens capables de discourir vingt minutes sans respirer une seule seconde, squatter du temps de parole devant l’éternel ?
Le partage d’écran
C’est la grande nouveauté, et souvent la partie la plus mal gérée par les collaborateurs. Ils font souvent une confusion entre le partage d’écran et celui d’une application ou d’un onglet de navigateur et se mettent à discourir autour d’un affichage qu’ils sont les seuls à voir, quand ils n’oublient pas carrément de partager leur écran et tentent de vous raconter son affichage !
La bonne solution est, si vous le pouvez, de réserver un écran au partage, il sera évidemment débarrassé d’un fond d’écran exotique, des 270 icônes qui vous semblent indispensables de laisser sur votre bureau, et sera bien sur d’une résolution acceptable pour les interlocuteurs (inférieure à la HD, voire moins en cas de rétro projecteur). Il est d’ailleurs poli de s’assurer que l’affichage reste lisible pour la partie opposée.
Vous pourrez alors utiliser cet écran pour faire glisser les éléments à partager, tout en gardant sur le second les données privées et l’application de conférence.
Rien de bien compliqué au final, mais je ne peux que conseiller de s’entrainer un peu avant de se lancer dans le grand bain.
D’aucuns n’ont pas toujours la patience bienveillante et rien n’est pire que de tâtonner sous les regards (virtuels) moqueurs ou les grognements (toujours virtuels) réprobateurs.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
