Lot or Not Lot, that is the question… Sans s’engluer dans les questionnements shakespeariens, aujourd’hui nous allons nous questionner sur les stratégies à adopter lorsque nous sommes amenés à inventorier de grandes masses.
Qu’entend-on, d’abord, par grandes masses ?
Je vais prendre un exemple très simple, mais qui va parler à tout le monde.
Toutes les communes, petites, moyennes ou grandes, ont un service des fêtes qui gère toutes les festivités traitées par la commune, mais ce service est aussi un grand pourvoyeur d’équipements pour les différentes associations qui font vivre la ville.
Parmi tout ceci, il y a : les tables, les chaises, les bancs que la commune met à disposition pour le club de foot, de danse, de tennis, etc.
Le stock disponible de tout ceci est extrêmement important à suivre, notamment pour savoir si la commune, ou la collectivité dispose de suffisamment de matériel à prêter à toutes les associations, surtout en cette période du mois de Juin, très dense en fêtes de fin d’année.
Il faut donc que le service des fêtes (parfois appelé « fêtes et cérémonies ») dispose d’un inventaire exhaustif du matériel « prêtable » dont il dispose, mais aussi d’un suivi du matériel prêté.
La question de l’identification
C’est là que se pose la question de l’identification de ce type de matériel.
A la question qui nous est souvent posée : « Faut-il identifier individuellement toutes les tables et les chaises du service des fêtes ? », notre réponse est non.
L’énergie nécessaire pour le recensement / service rendu est totalement disproportionné. Le volume de travail nécessaire pour inventorier les 3.500 chaises pliantes du service des fêtes et leur suivi serait titanesque, et finalement improductif.
Il faut, dans ce cas-là, réfléchir en termes de lots, attachés à des références, qui ne gèrent que des quantités.
Maîtriser le constat
Nous allons donc imaginer un lot initial de 3.445 chaises pliantes (oui, lors de l’inventaire initial, nous nous sommes aperçus qu’il en manquait déjà 55 par rapport à l’achat initial).
Si nous devons fournir 350 chaises au club de foot, alors, sur cette même immobilisation, nous allons faire un constat négatif de 350. C’est-à-dire que nous allons faire un lot de -350 chaises au bénéfice du club de foot.
Cela va immédiatement positionner nos disponibilités à 3.095 pour les chaises. Ce qui permet à tout gestionnaire de savoir s’il peut encore prêter aux associations.
Au retour des chaises, s’il en manque quelques-unes, il suffira de refaire un constat positif adapté vers la même référence.
Il est possible de faire encore plus simple, en partant sur la base d’un constat loti (identification par code-barres d’une quantité de matériels), et de gérer manuellement les évolutions de quantités :
- Lorsque des chaises sortent, je scanne le code-barres du lot (qui peut être sur un cahier, ou collé sur une étagère) et je mets à jour la quantité.
- La même manipulation est à effectuer lors du retour du matériel.
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
