Une des dimensions essentielles de la gestion de biens est de connaître leur localisation. Cela peut tomber sous le sens, mais organiser cette localisation est bien moins simple qu’il n’y parait de prime abord.
Il y a en fait deux sujets parallèles dans la maitrise de la localisation : la fiabilité des données et leur précision.
La géolocalisation
C’est la technologie la plus évidente, la plus automatisée, donc clairement la plus fiable car elle ne dépend pas d’une saisie humaine. Malheureusement son degré de précision est encore insuffisant pour tous les usages que l’on peut faire de la localisation.
La précision actuelle est de l’ordre de 10 mètres, mais en fournissant uniquement des coordonnées de longitude et latitude, son résultat n’est pas explicite. C’est toutefois le seul moyen raisonnable de localiser un bien à coup sûr, quand bien même serait-il au milieu du désert de Gobi !
Les services de geocoding permettent de convertir en une adresse, bien plus précise, mais encore insuffisante pour identifier ne serait-ce qu’un bâtiment. Accessoirement, la géolocalisation ne gère pas l’altitude, donc les étages d’un bâtiment ne seront pas distingués les uns des autres.
Cet article pourrait vous intéresser :
La géolocalisation : comment ça marche?
La localisation par le réseau Wifi
Limité à des espaces de bureaux, elle permet d’associer les sous réseaux wifi à une localisation. On atteint ainsi une précision de l’ordre de la zone de couverture du point d’accès Wifi. Cela permet notamment de distinguer des bâtiments, ou bien les étages d’une tour. Les futures normes Wifi permettront de trianguler les positions de façon très précise, mais encore une fois sous réserve de résoudre les coordonnées en une description plus explicite.
Le vrai besoin
Le degré de besoin est souvent de l’ordre du bureau ou pour le moins du poste, il faudra donc adopter une stratégie différente.
Dans un espace cloisonné, on utilisera les numérotations de bureaux, associées ou non a des code-barres sur les portes, ou à défaut un bottin papier établissant une correspondance bureau/code barres.
Il faut prévoir les décloisonnements ou les restructurations en documentant les fusions pour le premier, et en prévoyant une sous numérotation pour le second.
Dans un open-space, on numérotera plutôt les fenêtres (qui ont le mérite de ne jamais se déplacer) ou encore les blocs de prises / ilots de bureaux / zones, qui sont en revanche sujets aux remaniements avec les risques de perte de référence liés. La encore ces risques peuvent être limités avec une bonne documentation des espaces.
Les erreurs à éviter
Classiquement, localiser selon l’utilisateur ou le service d’affection n’est pas une bonne idée. La localisation et l’affectation sont deux référentiels distincts avec chacun leur intérêt mais sans lien.
Personne n’imagine imposer un lieu de travail à un collaborateur, et par ailleurs les annuaires d’entreprises (même s’ils sont précis quant aux personnels) indiquent rarement de façon fiable leur lieu de travail. De plus, ils peuvent parfois quitter l’organisation sans pour autant partir avec les biens qui leur sont affectés. Même chose évidemment pour les services.
Et le télétravail ?
Même si ce n’est pas encore extrêmement répandu, le matériel utilisé dans le cadre du télétravail, doit être localisé et d’autant plus maitrisé. Attention toutefois à ne pas se heurter au RGPD. La localisation dans ce cadre doit être limitée à « domicile de » .
Cet article pourrait vous intéresser :
Equiper ses collaborateurs en télétravail
Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
