Le mécanisme est relativement simple, et ne comporte que peu de risques. Au pire, si le produit est livré en panne, pas livré du tout ou pas conforme, c’est certes désagréable, mais on sait vers qui se retourner.
Dans le monde de l’entreprise, qu’elle soit publique ou privée, même si de prime abord le fonctionnement semble similaire dans ses étapes, il implique à la fois plus d’acteurs et surtout un nombre et un volume de transactions bien plus important pouvant être à l’origine d’incohérences.
Je ne m’étendrai pas ici sur les procédés d’appels d’offres, c’est un autre sujet mais uniquement sur l‘achat auprès d’un fournisseur connu.
Il convient donc pour l’organisation de le formaliser correctement et d’en maîtriser les étapes.
Penchons-nous donc sur le processus d’acquisition d’un bien et de son vocabulaire.
Au commencement est le besoin
La nécessité de l’acquisition d’un bien se traduit par l’expression d’un besoin.
Ce besoin ne mènera pas forcément à un achat à cette étape car il est concevable que le besoin puisse être satisfait par un stock existant, la réutilisation d’un bien en sommeil ou que simplement la demande soit refusée.
Mais soit, imaginons que nous devions finalement procéder à un achat.
Puis vient la phase de prise de décision : la commande
Il s’agit ici de faire une demande auprès d’un fournisseur choisi en vue de satisfaire le besoin exprimé. Cela se traduira par une livraison du ou des biens sélectionnés.
Et le bien fut livré
Pour l’instant on parle seulement de valider le service rendu : la livraison et le processus, pour accepter une facture.
De façon générale, une entreprise se doit de conserver la trace de ses acquisitions et c’est là que le tout se complique. De plus, il ne faut pas oublier que l’achat prend souvent la forme d’une immobilisation dès lors que le coût et la durée d’utilisation le justifient.
Tout cela requiert donc que cette donnée soit remontée, et dans le même temps, que le gestionnaire de la commande en soit informé. En réaction à la facture émise par le fournisseur, cette étape est encore trop souvent abordée de façon manuelle.
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Quelle solution pour une réception en bonne et due forme ?
Pour enregistrer et relier les livraisons aux achats il existe plusieurs issues, mais il n’y a qu’une seule règle :
Le bien reçu doit être enregistré le plus tôt possible, au sortir du camion et avant toute autre manipulation.
Selon le cas, différentes choses sont possibles :
Le bien pourra être relié : à la commande, au bien immobilisé (si celui-ci existe déjà), ou à rien ; mais dans ce cas il apparaitra comme étant « en attente » de son immobilisation (et vice versa lorsque l’immobilisation sera disponible).
Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
