On s’imagine souvent, à l’issue d’un inventaire des actifs du patrimoine, voir des étiquettes partout, collées sur tout. De l’armoire métallique à l’agrafeuse du secrétariat, tout est étiqueté, témoignage du travail effectué par les inventoristes.

 

Il faut faire la part des choses

 

Non, dans le cadre d’un inventaire physique des actifs, tout n’est pas à identifier par un code-barres. Il faut que cela reste gérable et utile. Il ne faut étiqueter que ce que l’on souhaite faire rentrer dans le cadre d’un inventaire permanent.

Mais que fait-on rentrer dans un inventaire permanent ? Qu’est-ce qui est éligible à une identification unique par étiquette ?

Prenons en exemple un parallèle avec la gestion de parc informatique, chaque composante pouvant coûter relativement cher, et surtout avec une nécessité de gérer l’unicité des matériels pour les dates de garanties.

Gérer individuellement les postes de travail (unités centrales) et les écrans est une évidence.

Il est nécessaire de les étiqueter pour les identifier individuellement.

Pour les accessoires comme les souris et les claviers, en revanche, cela semble beaucoup moins évident. L’informatique va, à ce moment là, gérer souris et claviers comme des consommables, dont il est utile d’avoir une gestion des stocks, mais seulement d’une manière quantitative. La seule information nécessaire est donc de savoir combien il y en a en stock.

Si nous remettons ces considérations dans le cadre beaucoup plus général de la gestion d’un inventaire physique des actifs, il y a évidemment des biens à étiqueter (des tables, des bancs, des chaises, etc.) et d’autres dont l’identification unique est absolument inutile (accoudoirs, petites cuillères, etc.).

Il est cependant parfois nécessaire de gérer un inventaire de quantités (plateaux repas) pour un ajustement de valeur comptable de l’immobilisation. Nous parlerons alors d’un « constat ».

Dans le cadre d’un inventaire ayant pour objectif un rapprochement comptable, le constat (x biens constatés dans un lieu donné) a autant de valeur que l’étiquetage. Mais il ne rentre pas dans le cadre de l’inventaire permanent.

En conclusion, « To be étiqueté or not to be étiqueté » est un travail préparatoire qui permet de définir des directives claires aux personnes chargées de l’inventaire.

Nous pouvons ainsi définir une règle générale, pour les équipements de bureau, ou scolaires,  sur le principe que « Tout ce qui est mobilier doit être étiqueté et tout ce qui est fourniture doit simplement être compté ».

On étiquette pas, non plus, ce qui est inamovible, fixé à un mur ou au sol comme un Candélabre ou un lustre.

Vous voilà devenu incollable sur l’étiquetage ! Pour en savoir plus sur le sujet, découvrez LIRAO et sa méthodologie d’inventaire.

 

Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet

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