Allez, je suis sûr que je vous ai manqué, avec mes remarques acerbes qui ont le don de mettre en exergue la systémie de la désorganisation. Oui, je sais, confinement oblige, je me suis replongé dans mes livres d’étudiant, ce qui influe quelque peu sur mon vocabulaire.
Bon, revenons au sujet de cette semaine, en lien direct avec ma diatribe précédente sur la difficulté que rencontrent les DSI pour imposer, voire définir un login utilisateur.
Au fait, cela se passe comment chez vous l’accueil d’un nouveau collaborateur ?
C’est un sujet à part entière. Effectivement, les RH sont rompues à l’exercice. Tout nouveau collaborateur dispose en temps et en heure de sa carte de cantine (encore que… cf. la conclusion de mon précédent papier), de ses document administratifs, et, bien entendu, de ses badges d’accès.
OK, mais qu’en est-il de ses accès au système d’information, de la mise à disposition d’un bureau ? Du matériel informatique nécessaire à son travail ? Ah oui, et de la téléphonie ?
Généralement, lorsque je pose cette question, un léger blanc s’installe.
Rien que ma petite question illustre la difficulté de la tâche. Pas moins de 5 acteurs, donc de processus, sont impliqués dans ce cas là.
Dans la plupart des sociétés où j’ai du me pencher sur le sujet, la réponse qui m’a été opposée fut « on envoie des mails ». Le processus est bien maîtrisé, le Manager envoie la décision d’embauche aux RH, qui s’occupent de la déclaration préalable à l’embauche, et préviennent les services concernés.
Effectivement, vu de l’extérieur, tout va bien. Mais en creusant un peu, et surtout en interrogeant les services concernés, et surtout les services support, le ressenti est tout autre.
Au niveau de la DSI, c’est souvent à ce niveau que le ressenti est le plus difficile :
« On attend une communication ou le fichier RH pour l’intégrer automatiquement dans le système d’information ».
« Le problème, c’est que bien souvent cette information nous parvient après l’arrivée du collaborateur ».
« Du coup, nous sommes obligés de créer son compte et ses accès à partir d’informations très parcellaires, basées sur les contours de son métier au sein de la société. »
« Pour la téléphonie c’est pareil, nous disposons parfois de moins de 48 heures pour fournir au collaborateur un téléphone et un abonnement, ce qui nous oblige à disposer d’une avance non négligeable de téléphones portables et de puces. Ce serait tellement plus simple que l’on soit prévenus plusieurs semaines à l’avance ».
Au niveau des moyens généraux, c’est souvent le même son de cloche. Non pas sur la qualité de l’information transmise, mais plutôt sur le timing beaucoup trop serré à leur goût.
Oui, mais alors, comment fluidifier tous ces processus ? Comment gagner du temps sur les processus ?
Les vraies solutions que je vois fonctionner résident dans la mutualisation de l’information. Il faut que tous les acteurs puissent bénéficier de la même information, en temps réel.
Il faut bannir le mail comme vecteur principal de l’information, au profit d’un véritable ERP de la gestion du « Circuit Nouveau Collaborateur ».
De ce fait cela signifie que les RH doivent être mises au courant en même temps que tous les services support impliqués dans l’accueil.
Au sens « Itil » du terme, cela veut dire qu’il faut qu’il y ait autant de tickets créés qu’il y a d’acteurs impliqués, que ces tickets soient orientés vers des équipes et non des individus, et surtout que chacun soit au courant du traitement du dossier, dans toutes ses dimensions organisationnelles. Et surtout, plus de mails.
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
