C’est le cri que pousse le responsable financier lorsqu’on lui demande un état des actifs.

Car c’est le fond du problème, les immobilisations entrent dans la gestion comptable et financière au moment de l’enregistrement de la facturation….. Mais n’en ressortent jamais faute de processus incluant les services financiers.

D’où la question « angoissée » du responsable à qui l’on demande de plus en plus ouvertement de produire un état sincère et fidèle. D’ailleurs, que veut dire « sincère et fidèle» ?

  • La sincérité s’apprécie compte tenu des informations disponibles et des prévisions qui peuvent raisonnablement en découler.
  • Le principe d’image fidèle qualifie la situation financière et le patrimoine réels de l’entité. Le principe d’image fidèle ne se résume pas par le simple respect des principes comptables.

Pour respecter ce principe, il faut donc que les états soient à jour, et les immobilisations qui n’ont plus d’objet écartées du patrimoine.

 

 

Et là, s’en suit une longue et fastidieuse décortication de toutes les lignes d’immobilisations, pour déterminer ce qui est potentiellement toujours présent, de ce qui est manifestement sorti du parc. C’est ce que l’on appelle « l’inventaire comptable », pour lequel, pour schématiser grossièrement, il va être demandé à tous les services s’ils disposent toujours du bien corporel identifié dans la comptabilité.

Il y a des sujets pour lesquels c’est très facile : le parc informatique où tout ordinateur de plus de 10 ans a peu de chance d’être toujours dans le parc (surtout si c’est un portable), et où l’informatique tient dans la majorité des cas une liste des ordinateurs en activité.

Il en est de même pour le parc de véhicules, où il sera assez facile de récupérer la liste des véhicules assurés pour faire une comparaison avec la liste des véhicules immobilisés.

Les extincteurs, si ils sont achetés par l’entité, peuvent aussi faire l’objet de la même démarche, une liste des extincteurs actifs étant obligatoirement tenue.

Sur cette base, un premier travail de mise au rebut (ou de réforme) des lignes concernées peut être entrepris.

Mais cela ne concerne que 10 ou 20% des immobilisations. Qu’en est-il du reste ? Nous revenons au réflexe classique de l’inventaire comptable qui consiste à se lancer dans un travail très fastidieux d’identification de ce qui n’est plus en « activité ».

Soyons honnêtes, ce travail est titanesque, prend plusieurs années, et ne donne des résultats que :

  • Si la destinations des immobilisations a été correctement renseignée
  • Si la description de l’immobilisation est suffisamment précise pour identifier de quoi il s’agit (une immobilisation décrite comme « Matériel de bureau » pour 5.000€ ne pourra être identifiée que si on se replonge dans la facture)
  • Si tous les interlocuteurs jouent le jeu et peuvent identifier ce qu’on leur demande (que peut faire un responsable du service éducation si on lui demande si le « Mobilier scolaire » de 2002, pour un montant de 18.000€ est toujours là ?

Ce travail fastidieux a été contourné par certains, sur le principe de « tout ce qui n’a plus de VNC depuis plus de 10 ans est mis au rebut ». Sincère ? Qu’en est-il des immobilisations scolaires qui ont 25 ans et qui sont toujours là.

Il n’y a pas de solution miracle, à un moment ou un autre il faudra passer par un inventaire physico comptable.

 

Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet

 

 

Catégories : Inventaire