La loi impose aux entreprises privées (et bientôt aux organismes publics) de valider l’existence de leurs actifs par un inventaire annuel. Le but est de justifier la valorisation du patrimoine par un constat qui aura valeur de preuve d’existence.
Il faut donc en passer par un inventaire complet, au moins une première fois pour constituer une base de départ.
L’ampleur de l’inventaire initial
C’est là que les difficultés commencent. Même si l’ampleur de la tâche est souvent surestimée, cela reste un projet ambitieux. Les actifs mobiliers unitaires à dénombrer sont de l’ordre de dix à vingt par salarié dans une entreprise et entre cinquante et cent dans un organisme public, service aux administrés oblige.
En chiffres bruts, cela donne 5000 à 10 000 objets pour une entreprise de 1000 personnes, et environ 15 000 et 20 000 pour une commune disposant de 200 à 300 personnels communaux, (tous ces chiffres sont approximatifs mais sont issus de nos expériences terrains).
Autant dire que de tels volumes donnent un peu le tournis, surtout à ceux qui risquent d’avoir à faire le recensement.
Les freins internes
« Je ne sais pas le faire », « cela prend trop de temps » sont les contre-arguments les plus classiques, mais aussi « ce n’est pas mon métier » ou bien « par où commencer ? » risquent de vous être opposés.
La première réponse est de nommer un responsable, qui gérera la planification et la répartition des tâches. Après il ne faut pas se faire d’illusions, tous les personnels ne seront pas volontaires ou même motivés.
La plage de temps
La seconde difficulté est d’être en mesure de mener ce projet dans un laps de temps suffisamment bref pour que la photo ne soit pas floue. Là encore, mobiliser les effectifs à plein temps n’est pas simple, car au détriment de leurs activités habituelles.
Le coût
Le coût de l’opération est avant tout celui du personnel. Le marquage des matériels ne représente que quelques centimes par matériel.
Ce sera donc la productivité de l’opérateur le sujet. Celle-ci dépend de sa motivation bien-sûr, mais avant tout de la préparation et de la planification.
En effet, que ce soient des difficultés d’accès aux locaux, ou tout simplement la visite de sites vides, voilà de quoi perdre facilement son temps ou mettre à mal la motivation des acteurs.
Séparer les missions
Il n’est donc pas si simple d’organiser et de motiver les troupes. Certains secteurs conscients des enjeux, seront plus faciles à faire traiter par les équipes internes : l’informatique ou la flotte automobile, ou bien encore l’outillage d’un centre technique. D’autres, tels que le mobilier ou les équipements pédagogiques devront être confiés à des équipes extérieures.
Et la suite
Une fois ce premier recensement établi, seul un suivi précis permettra de tenir à jour les entrées et les sorties. Les équipes logistiques peuvent s’en charger, tout simplement au moment de la livraison donc avant même la création du bien immobilisé.
Reste à traiter certaines sorties qui ne sont pas connues (vol, perte, casse ou tout simplement mise au rebut sauvage). Pour cela il faut éduquer les collaborateurs dans leur ensemble quant à la gestion du patrimoine , mais ça, c’est une autre histoire …
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
