Dans les organisations publiques, et de façon de plus en plus impérative, les données comptables doivent refléter une image fidèle du patrimoine…alors, par où commencer ?
Nous sommes les créateurs de LIRAO, une solution dédiée au rapprochement des deux sources d’informations que sont les inventaires physiques et comptables. Après une cinquantaine de projets au fil des années, nous pouvons sûrement vous aider !
Le diagnostic
Première étape le diagnostic : l’idée est de se faire une idée de la cohérence de ce que devrait être votre patrimoine sur le terrain par rapport à vos immobilisations, en jugeant notamment de la vétusté de ces dernières (en plus de données de quantités, de natures d’immobilisations, de qualité des libellés, de dépenses sur tel ou tel poste).
Vous pouvez visuellement et facilement déterminer le niveau de suivi : si vous êtes nouvellement arrivé dans la collectivité ou dans l’organisme public cette étape vous donnera une idée de la manière dont les process de sortie du parc sont appliqués.
Je vous conseille des natures explicites comme par exemple le parc informatique ou encore le parc de véhicules…alors combien de Renault 5, minitels et d’ordinateur de 1995 sont encore dans vos immobilisations ?
Vous l’aurez compris, ces biens devraient être réformés, et ce depuis un moment, mais comment actualiser la base ? et pour les autres classes comptables ?
L’inventaire physique
C’est là qu’un inventaire physique intervient à deux niveaux : inventorier et rapprocher ce qui est bel et bien présent sur le terrain aujourd’hui, et définir comment le suivre.
Pour inventorier, compter les objets ne suffit pas ! Vous ne rapprocherez jamais 5 tables et 5 chaises d’aucune ligne d’immobilisation car la quantité seule n’est pas un critère suffisant.
Vous avez besoin d’estimer de quand date le bien inventorié mais aussi de recueillir le plus d’informations possible sur chacun : marque, modèle, affectation, localisation, etc. Autant d’indices qui vous aideront à juger de la pertinence d’un rapprochement. Cela vous permettra aussi de suivre l’inventaire par la suite.
Nous étiquetons tout ce qui peut l’être pour en faciliter le suivi, puis nous couplons les numéros d’étiquettes aux numéros d’immobilisations pour automatiser le suivi et reconnaître le bien.
Le suivi
Vient maintenant le moment d’assurer la pérennisation de l’inventaire. Définissez des process clairs et contrôlez leurs bonnes applications. Mais sachez que le plus dur est passé, cela prend peu de temps de suivre les mouvements, les entrées et les sorties au sein de votre patrimoine.
Je vous conseille toutefois de ne pas aller trop loin dans les localisations des biens. Pensez qu’une localisation à la pièce veut dire que vous et vos équipes suivrez les mouvements des biens entre les pièces d’un même bâtiment.
Enfin, vous aurez un décalage entre la réception du bien et la création de son immobilisation, alors nous vous conseillons d’inventorier les biens à réception, il sera alors aisé de les rapprocher de leurs immobilisations par la suite quand celles-ci seront créées.
Baptiste, Ingénieur d’Affaires chez Apsynet
