Je suis régulièrement confronté à des clients qui se plaignent de ne pas avoir une vision claire de l’état réel de leurs actifs mobiliers.
Voici quelques exemples de leurs problématiques parmi d’autres :
– Une collectivité publique met à disposition des tablettes pour les écoles, et à chaque rentrée un nombre non négligeable de tablettes est perdu. En conséquence, cette collectivité s’impose en fin de chaque année scolaire de restocker l’ensemble de ces tablettes puis de les réaffecter en début d’année.
– Une autre fournit des couvertures toujours à des écoles, couvertures dont la durée de vie est extrêmement variable : de quelques jours à plusieurs années. En l’absence de comptage des affectations il est très difficile pour elle de prévoir les réapprovisionnements, elle doit donc envisager de gérer un stock central.
– Un organisme s’étonne de consommer plusieurs loupes grossissantes par salarié et par an, achetées par lot et donc immobilisées. Leur durée de vie, théoriquement assez significative, devient absurde au regard de la réalité, il doit donc sérieusement considérer la mise en place d’un suivi des attributions pour contrôler ses dépenses.
– Ou bien encore, une commune s’étonne de disposer théoriquement de plusieurs millions d’euros de matériel routier urbain quand elle sait que ce type de matériel, bien qu’amorti sur 10 ans, ne dure pas plus d’un an ou deux.
La liste est sans fin, mais à chaque fois la question revient à rétablir la réalité terrain au regard des livres.
Comment reconnaître les immobilisations ?
Le principe général est qu’un bien immobilisé a un cycle de vie, cela veut dire qu’entre son achat et sa sortie du patrimoine, on doit être en mesure à tout moment de connaitre son état, sa localisation, son utilisation.
Cela n’est malheureusement pas si simple à réaliser en pratique, mais indépendamment des outils dont on dispose que ce soient des logiciels de gestion ou des techniques d’identification, il s’agit avant tout de mettre en place un processus, qui soit connu et appliqué par tous.
Faute de quoi les immobilisations deviennent des consommables et leur valorisation n’a plus aucun sens.
Comment pérenniser les immobilisations
La Première étape est de connaitre les détails des biens le plus tôt possible, dans l’idéal au moment de la commande mais dans tous les cas lors de la livraison, tout d’abord en les dénombrant puis ensuite en les identifiant, et bien sûr en les associant à l’immobilisation.
Le processus d’identification peut concerner un bien individuel et dans ce cas-là, le plus simple est de l’étiqueter au moyen d’un code-barres, ou bien un ensemble de biens et alors on se contentera de les dénombrer.
Il faudra ensuite être attentif à responsabiliser les dépositaires, l’étiquetage y participe, mais cela peut aussi prendre la forme d’une information à l’utilisateur, voire d’une charte d’utilisation pour les biens sensibles (véhicule, ordinateur).
Éviter les mouvements non contrôlés
Un point important est de garder la maîtrise des déplacements physiques ou des transferts de responsabilité. Cela inclut notamment une mise au rebut hors contrôle ou tout simplement la déclaration des pertes.
Un dernier point : le matériel non utilisé doit être connu en tant que tel, et stocké.
Au final, tout cela peut sembler simpliste et découler de la plus élémentaire des bonnes pratiques, mais même des règles aussi simples sont souvent ignorées.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
