Lors d’un projet d’inventaire physique, il est inévitable d’être confronté au recensement des biens informatiques.
De prime abord, ces biens peuvent être traités comme tout bien mobilier : une identification et un étiquetage et les voilà identifiés comme une simple chaise.
Néanmoins quand on creuse un peu le sujet, ils présentent plusieurs caractéristiques très spécifiques.
Les spécificités des biens informatiques
Leur coût unitaire est très variable et une simple inspection extérieure ne permet pas une identification précise. Leurs caractéristiques techniques et surtout les licences logicielles installées peuvent faire passer leur valeur de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers voire dizaines de milliers d’euros.
Même si l’on procède à un recensement simple des matériels, aucun élément n’est fourni pour les logiciels, et leur inventaire ne peut en aucune manière se faire par un simple constat visuel de la machine.
Il est donc très intéressant de disposer d’outils d’investigation qui permettent cette analyse détaillée pour extraire toutes les données significatives.
Une solution informatique !
Ce recensement automatique est le propos des solutions d’inventaire qui vont identifier les éléments suivants :
- Par leur numéro de série, les matériels PC, Linux et Macintosh ainsi que leurs caractéristiques techniques détaillées
- De la même façon, les écrans attachés et éventuellement les périphériques, imprimantes, scanners ou téléphones
- Les logiciels installés sur les machines, globalement ou restreint aux logiciels dont la licence est gérée
Bien évidemment ces biens seront rattachés à leur utilisateur ainsi qu’au nom réseau de la machine, et à leur site géographique traçable par l’adresse IP.
Cela se met en œuvre automatiquement de façon très simple au travers du réseau par une GPO, un logiciel de télédistribution ou par une console distante mais aussi par accès direct à la machine en utilisant un partage réseau ou une clé USB et cela tout autant pour un inventaire unique que régulier.
Mais est-ce vraiment la réponse à toutes les questions et la garantie d’un recensement complet ?
L’association au bien matériel
Pour être exhaustif, Il faut s’assurer de disposer de l’inventaire de tous les biens, et éviter à tout prix le double comptage.
Pour le premier cas, on dispose certes d’un ensemble d’informations très complet, mais encore faut-il que les ordinateurs ne soient ni en panne ni en stock.
Comme on ne peut pas non plus garantir qu’ils sont en service et allumés (utilisateur présent, ni en congé ou lointain déplacement), la seule façon d’être certain de n’en oublier aucune est de les traiter dans l’inventaire physique sans se préoccuper de savoir si l’inventaire automatique les a pris en compte.
Dans la mesure où le recensement automatique n’est pas extérieurement visible lors de l’inventaire physique, celui-ci doit être capable d’associer les deux visions du même objet.
En 2019, tous les ordinateurs ont un numéro de série visible tant par l’inventaire automatique que présent sur une étiquette du constructeur.
Il suffit lors d’un inventaire physique de coller/scanner le code barre comme pour la plus banale des pièces de mobilier, mais aussi le numéro de série constructeur pour éliminer tout risque de doublon.
Le meilleur des deux mondes
C’est donc en couplant un contrôle physique avec les outils automatiques que l’on peut assurer la vision globale de son parc. Mais il est encore plus efficace de traiter le problème à la source : recenser les matériels dès leur réception , et jusqu’à la mise au rebut reste le meilleur moyen d’avoir une vision précise de son parc informatique, avec tous les avantages en termes de coût et de sécurité que l’on peut imaginer.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
