Lorsqu’on effectue un inventaire physique de ses biens, une erreur peut vite arriver et peut avoir des conséquences importantes sur sa précision.
En outre, cela peut entraîner des pertes financières et des problèmes juridiques, en particulier dans les organisations où la gestion des stocks est essentielle et la connaissance de ses biens obligatoire.
Dans cet article, nous allons passer en revue les erreurs courantes que vous pouvez et devez éviter dans le cadre de la réalisation de votre inventaire physique.
1- Ne pas avoir de stratégie d’inventaire claire
La première étape, incontournable, de tout inventaire physique, doit être la préparation minutieuse et précise de votre stratégie d’inventaire.
Cela implique de déterminer quels sont les biens qui entrent dans le périmètre d’inventaire et devront donc être recensés, de prévoir les ressources nécessaires, de fixer le moment le plus approprié pour la mise en place de l’inventaire et d’assigner les responsabilités à chaque membre de l’équipe en charge du recensement.
Sans une stratégie bien élaborée, les inventaires physiques risquent d’être effectués de manière désorganisée.
2- Ne pas avoir une équipe de comptage qualifiée
Le personnel qui effectue l’inventaire physique doit être bien formé et qualifié. Il est important de s’assurer que les membres de l’équipe d’inventaire ont les compétences nécessaires pour identifier correctement les biens et les quantifier avec précision. Si l’équipe de comptage est inexpérimentée, il est probable que des erreurs de comptage se produiront, ce qui affectera forcément la précision et la fiabilité de l’inventaire.
3- Ne pas suivre les procédures établies
Les procédures d’inventaire doivent être bien établies, documentées et communiquées à l’ensemble des acteurs de l’inventaire. Si les procédures ne sont pas suivies correctement, les recensements peuvent être effectués de manière aléatoire, entraînant des erreurs. Le respect des procédures établies garantit la précision de l’inventaire.
4- Compter les articles deux fois ou ne pas les compter du tout
L’un des premiers risques en inventaire est a priori le double comptage ou le comptage manqué. Le double comptage se produit lorsque les articles sont comptés plus d’une fois, tandis que le comptage manqué se produit lorsque certains articles ne sont pas comptés du tout. Ces erreurs entraînent des incohérences dans l’inventaire et rendent difficile la prise de décision. Pour éviter ces erreurs de comptage, il existe une solution toute simple : l’étiquetage. Marquer les biens à l’aide d’étiquettes comportant un numéro unique permet d’identifier les biens unitairement et d’acter qu’ils ont bien déjà été pris en compte dans l’inventaire.
5- Ne pas tenir compte des articles en transit
Il est important de tenir compte des biens en transit lors de l’inventaire physique. Les biens en transit sont ceux qui ont été expédiés ou reçus mais qui n’ont pas encore été enregistrés dans l’inventaire comptable dans le cadre d’un inventaire physique avec rapprochement comptable par exemple.
Ces biens qui n’ont pas encore d’identité comptable peuvent tout à faire être recensés physiquement sur le terrain, puis rattachés ultérieurement à des immobilisations lorsque celles-ci existeront.
6- Ne pas vérifier les écarts
Après avoir effectué l’inventaire physique, il est important de vérifier les écarts entre l’inventaire physique et les données de son inventaire comptable, de son catalogue de références, ou de ses achats de manière générale. Si des écarts sont identifiés, il est important d’investiguer la cause de ces écarts et de les corriger. Ignorer les écarts peut entraîner des erreurs à long terme dans la gestion de l’inventaire.
En conclusion, un inventaire de qualité est un inventaire qui se prépare en amont, qui doit respecter des procédures claires et précises et être suivi sur tout son cycle de réalisation, et même après… l’idée étant de pérenniser cet inventaire.
Anne, Directrice Commerciale chez Apsynet
