Quand vient le temps de réaliser un inventaire, il y a normalement trois questions à se poser :
Quoi, Où, Pourquoi ?
C’est-à-dire, quelle est la nature du bien, où est-il localisé et à quoi ou à qui sert il ?
Néanmoins quand on dispose des tous ces éléments, il reste à justifier le constat, et donc savoir « Quand ? » et par « Qui ? », ou dit autrement, la date de l’évènement d’inventaire et la personne qui s’en porte garant.
Nous avons donc 5 données qui permettent, bien par bien, de réaliser cette tâche de recensement.
Les outils informatiques
Ils permettent bien évidemment de stocker le résultat, dans un fichier ou mieux, une base de données. Mais ils sont aussi une aide précieuse à la collecte des données.
Commençons par le « Quoi ? » : la description est un sujet essentiel. On peut bien-sûr s’aider d’un étiquetage pour les inventaires futurs, mais l’identification initiale doit aussi de faire de façon cohérente, notamment en s’appuyant sur une description homogène au travers de listes référentielles, et pourquoi par directement de celle des actifs de l’organisation. A défaut, on s’appuiera sur un catalogue de nomenclatures, plus simple à imaginer.
On pourra aussi se faire aider par une photo et éventuellement demander des caractéristiques particulières pour certains types de biens complexes.
Vient ensuite le « Où ? ». Vous allez tout de suite penser à la géolocalisation, certes une bonne idée mais avec ses limites : la précision ne permet pas de descendre au niveau du bureau, et je ne parle pas des étages. Aussi, le vocabulaire de coordonnées GPS ne parle pas forcément à tous, c’est donc certes une aide, mais un référentiel de localisations est aussi fort utile.
Le « Pourquoi ? » quant à lui, se traite par une liste d’utilisateurs ou de services, là encore clairement simplifiée par un référentiel existant.
Et enfin, heureusement, l’horodatage et l’identification de l’intervenant sont triviaux pour l’outil informatique, ils fourniront l’évidence de l’inventaire.
La consolidation des résultats
Les réseaux de données, permettent un échange instantané et bidirectionnel des informations. Plus de ressaisie nécessaire avec un risque d’erreur supplémentaire, et un suivi quasi-temps réel des opérations.
On arrive ainsi à traiter plusieurs centaines de biens par jour.
Et si la technologie nous abandonne ?
Dans le meilleur des mondes, les données transitent de façon fluide et performante , mais dans la vraie vie , il arrive que le réseau nous lâche.
Cela peut être dû à une saturation temporaire, une zone blanche, ou bien encore à un stock profondément enfoui au 3ème sous-sol, ou tout simplement un de ces bâtiments modernes dont l’isolation est capable de faire barrage à toutes les ondes, involontairement par sa structure, ou volontairement comme un cinéma ou une zone sensible.
Dans ces cas, il faut disposer de solutions permettant de traiter les inventaires sans accès aux données, et donc disposer des référentiels locaux et d’une solution de stockage temporaire, faute de quoi on revient au contrôle manuel ou au tableau Excel avec tous les risques que cela comporte.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
