La gestion de biens mobiliers n’échappe pas au cycle naturel de la vie, à deux exceptions près :

 

  • On est capable de prédire la durée de vie d’un bien.
  • Et, contrairement à une légende urbaine tenace, les matériels ne se reproduisent pas dans les stocks.

 

Ces deux points éclaircis, un bien dispose bel et bien d’un cycle de vie entre le moment où l’on imagine l’acquérir et celui où il est définitivement détruit.

 

 

Détaillons donc le cycle de vie de nos biens, et les options qui s’offrent à nous pour en optimiser la gestion et simplifier la vie d’un gestionnaire de biens.

 

Budget ou expression de besoin ?

 

Le plus classique est d’estimer les besoins à venir, de préparer un budget afin de disposer des outils de gestion qui permettront de commander le matériel.

Cette méthode est simple à mettre en œuvre pour gérer le renouvellement à périmètre constant, mais plus complexe en phase de croissance ou de récession. Reste que budget ne vaut pas dépense et que l’on peut s’adapter, c’est la tâche de votre service achat.

Sinon, mais ce n’est pas forcément contradictoire, on peut aussi imaginer d’attendre la demande. Il suffit de mettre à disposition un logiciel de gestion des demandes utilisateurs (self-provisioning) qui permettra de centraliser les besoins

À l’extrême, la mode étant au zéro stock, et les délais d’approvisionnement réduit étant un argument de vente des fournisseurs, pourquoi ne pas gérer un stock nul ?

Il faudra quand même prévoir, un minimum pour l’urgence, c’est-à-dire la panne ou le VIP en manque.

 

Commande et livraison

 

Arrive quand même le moment où il faut acheter. Grouper les commandes reste un plus en matière de logistique et de coûts mais ne va pas forcement de pair avec le paragraphe précédent.

Toujours est il que dès la commande passée, la responsabilité est transférée vers celui qui va désormais gérer la destinée de nos biens : le gestionnaire de biens. Son rôle et ses responsabilités méritent à eux seuls un article complet, mais pour le moment voyons le comme le point de passage obligé de ce qui rentre et sort du patrimoine.

Une fois franchie la barrière de vocabulaire (cf https://www.apsynet.fr/structurer-les-donnees-de-gestion-de-biens/) avec les autres acteurs, et que cela soit de sa responsabilité de composer la commande ou simplement d’en traiter la réception, les biens vont intégrer le patrimoine de l’organisation.

Dès leur livraison, ils doivent être recensés avant même de déballer les cartons, et immédiatement identifiés par exemple par le biais d’une étiquette code-barres unique.

Cette étape est cruciale, le bien doit être identifié dès sa réception, faute de quoi le risque de le voir partir dans le circuit est trop grand, et sa gestion fortement compromise.

 

Stockage et affectation

 

Une fois le bien référencé, on va soit le stocker, soit directement l’affecter.

Le stockage est un état, associé à un lieu qui permet de visualiser les disponibilités sans besoin de recomptage, mais surtout est un assistant incomparable pour anticiper les besoins.

De façon générale l’affectation ne doit pas être anticipée mais plutôt constatée, encore une fois le risque que le mouvement ne soit pas fait existe, et on peut tout à fait prévoir d’affecter un bien à un utilisateur sans acter le transfert.

Cette affectation peut faire l’objet d’une livraison officielle, sous la forme d’un mail signé par l’utilisateur , lorsque qu’il s’agit d’un bien de valeur ou sensible.

Et voila , le bien est parti pour la première étape de sa probable longue vie ! ( à suivre…)

 

Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet

 

 

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