La vie d’un bien ne s’arrête pas à sa première affectation. On définit généralement les étapes de la vie d’un bien par un cycle Stock/Exploitation/Rebut/Destruction-Cession, mais il ne faut pas oublier que parfois son plan de carrière ne va pas se dérouler comme prévu.
Panne, Assistance et maintenance
La première vie est initiée par la mise en service, à savoir l’affectation à une personne ou éventuellement une fonction ou un service.
Un point qui est bien souvent oublié à ce moment est de responsabiliser l’utilisateur, ne serait-ce qu’en lui indiquant que le bien lui est officiellement confié, et donc en toute logique de conserver cette information.
Au-delà, cela permet de faciliter le diagnostic et une assistance efficace. On pourra ainsi retrouver au travers de son identification un éventuel contrat de maintenance ou l’historique des pannes.
Mais attention, pour que cela soit efficace, il faut penser à maintenir la donnée dans le temps, donc s’attendre à gérer les restitutions ou les départs, et bien-sûr garder le contrôle sur les échanges et autres déménagements informels.
Autant cela est devenu banal quand on parle de matériels technologiques, pour des raisons évidentes de sécurité et compte tenu de la valeur des matériels, obligatoire pour ce qui est des véhicules pour le traçage des infractions, autant cela est beaucoup plus rarement fait pour des biens mobiliers.
Une fois le bien affecté, il devient souvent une armoire parmi les armoires, une pièce de mobilier anonyme. C’est là que l’étiquetage reste la seule possibilité de connaitre son histoire.
Restitution et rafraîchissement
La fin de cette vie peut avoir de multiples raisons. La plus logique est d’atteindre la date de rafraîchissement, souvent matérialisée par la fin de l’amortissement mais sans que cela soit une obligation.
Ici on ne parle pas des matériels volés ou perdus, qui de fait sortent de façon prématurée des actifs de l’entreprise.
Dans ceux qui subsistent, de nombreux matériels ont encore une valeur d’usage. J’ai vu des bureaux qui restaient parfaitement acceptables après plus de 20 ans, quand bien même ils avaient été amortis sur 5 ou 10 ans ; et à l’opposé des smartphones qui n’avaient pas résisté aux 2 ans requis, à des utilisateurs peu délicats.
Toujours est-il qu’un jour le bien doit être remplacé ou simplement restitué et qu’il entame la seconde phase de sa vie. Le point le plus délicat est encore une fois que l’équipe de gestion garde le contrôle sur cette phase.
De nouveau, le marquage des biens peut jouer un rôle préventif et éducatif, évidemment associé à une communication adéquate, l’identification de la propriété du bien simplifiant le processus de restitution.
Mise au rebut et fin de vie
Les meilleures choses ont une fin, et vient le moment de se séparer du bien.
Il existe plusieurs façons de procéder. Certaines sont réglementées d’un point de vue financier, comme la cession ou le don, les autres par les règlements sur la gestion des déchets.
En effet les utilisateurs ne sont pas toujours conscients des conséquences, tant sur le plan écologique que celui de la gestion du simple geste de mettre à la poubelle un bien de l’entreprise.
Pour éviter tout risque, la seule solution valide est de recentraliser les biens avant leur mise au rebut, quel que soit leur état ou leur destination ultime.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
