L’organigramme, constitue un outil précieux pour l’ensemble des services de l’entreprise. En effet, dès que l’entreprise atteint une certaine taille, l’organigramme est le meilleur moyen de visualiser son organisation et comprendre son fonctionnement.
S’il semble, au premier abord, n’exposer que les relations hiérarchiques entre collaborateurs, sa conception s’avère souvent plus complexe que cela : sa construction globale doit pouvoir être maintenue et présentée en préservant les susceptibilités de chacun.
L’organigramme d’entreprise, atouts et limites
Les avantages
Au-delà de flatter l’ego de quelques dirigeants, la création d’un organigramme exhaustif, dans une forme informatique, permet la navigation au sein de l’organisation pour identifier les relations entre collaborateurs et comprendre les rôles de chacun. Il facilite la prise de contact entre métiers connexes, la description des fonctions ou des compétences spécifiques.
Ce type d’outil graphique s’avère également être un bon moyen pour connaître les binômes ou les remplacements temporaires.
La vision globale qu’il offre de la structure permet aussi de révéler des besoins en recrutement au sein de départements ou autour de profils particuliers.
Les points faibles
Quand on pense organigramme, on réduit souvent le raisonnement à la relation entre le collaborateur et son manager. C’est une erreur sur le fond et cela impacte les possibilités de représentation de la structure.
Ce mode de représentation crée des problèmes : lorsqu’un manager quitte l’entreprise, toutes les personnes rattachées à lui disparaissent du schéma jusqu’à l’arrivée de son remplaçant, obligeant ainsi à « retisser » les liens un à un.
Accessoirement il interdit la représentation d’une structure dans laquelle une personne, au travers de plusieurs postes opérationnels, gère des équipes différentes.
En définitive, pour construire un organigramme il faut admettre que la structuration d’une société s’appuie sur des postes dont nous ne sommes que les éphémères occupants.
Quel outil utiliser ?
L’organigramme « à la main »
Créer un organigramme manuellement devient vite laborieux dès que l’entreprise compte plusieurs dizaines de salariés. Beaucoup d’entreprise créent leur arbre grâce à PowerPoint, mais en fonction des mouvements, cela peut devenir assez vite fastidieux pour le maintien à jour. L’exercice est trop souvent complexe et les équipes qui doivent le maintenir préfèrent alors partir sur la réalisation de l’organigramme simplifié d’un comité de direction ou d’une équipe spécifique. A la maintenance difficile s’ajoute un risque permanent d’obsolescence.
Vient ensuite la question du partage : si l’organigramme doit être accessible à tous les collaborateurs, le mieux est de l’intégrer à l’intranet de l’entreprise. Évitons les impressions papier et les diffusions manuelles, qui deviennent rapidement inutilisables à la moindre évolution de structure.
L’avantage de cette approche manuelle reste la liberté totale de conception graphique : vous choisissez la forme, le style et la présentation de l’arbre. Mais vous en connaissez aussi les limites si vous l’avez déjà pratiquée : une maintenance chronophage et une fiabilité toute relative.
L’organigramme automatique avec un logiciel dédié
Par logiciel dédié nous parlons des solutions développées dans le but de calculer et de générer un organigramme de façon automatique à partir de vos données.
L’avantage c’est que vous ne vous souciez que de vos données, pour la forme, le type d’organigramme, tout est automatisé : râteau, empilement, hybride.
C’est aussi un excellent moyen de croiser plusieurs sources de données (SIRH, annuaire, etc.) et d’obtenir un organigramme complet, fiable et toujours à jour.
Pour ce qui est du partage, l’organigramme est accessible à tous (selon le mode d’accessibilité choisi).
Les sources de données pour automatiser l’organigramme
L’annuaire informatique (DSI)
Pour générer un organigramme, il faut des données, et pour cela il est nécessaire d’avoir la liste exhaustive des collaborateurs accompagné de leur relation hiérarchique.
Pour cela, il est possible de s’appuyer sur l’annuaire informatique de l’entreprise : Active Directory, ou sa version Cloud (Entra ID) et plus généralement un annuaire LDAP. Cet annuaire contient les données de chaque collaborateur utilisateur d’informatique, et potentiellement le lien vers son dernier manager connu, ainsi qu’éventuellement son titre.
Les données du SIRH
D’un autre côté si l’on y réfléchi, il est souvent plus simple de se tourner vers les Ressources Humaines, qui si elles disposent d’un outil informatique (un SIRH) seront en mesure de fournir les éléments nécessaires.
Les données des RH ont notamment deux avantages indéniables puisqu’elles garantissent
- la connaissance exhaustive de tous les salariés,
- La connaissance des postes
- une information à jour, au moins sur la présence des collaborateurs dans l’organisation et leur titre réel.
Conclusion
En tant qu’experts en gestion d’annuaires d’entreprise, nous recommandons vivement la mise en place d’un organigramme automatisé et pérenne. La mise en place d’un outil comme Ydentity facilite la navigation dans la hiérarchie, renforce la collaboration et soutient les services RH et DSI dans la gestion des données structurelles. Il allège également la charge du service communication, qui n’aura plus à maintenir l’organigramme manuellement…
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Olivier, Apsynet
