Les biens mobiliers sont quelque peu taquins. Comme leur nom l’indique, ils ont la capacité de changer de place, ce qui, vous en conviendrez, en complique la gestion et le suivi. Heureusement, aux dernières nouvelles, ils ne sont pas autonomes pour le faire et font appel à des humains pour cela.
Ainsi, si on veut suivre leurs déplacements, c’est auprès des humains qu’il va falloir agir. On peut donc imaginer mettre en place une procédure interne pour tracer les actions.
Quelles actions doit-on tracer ?
Évidemment on ne parle pas de notifier le déplacement d’une armoire dans un bureau, ni même le prêt d’un fauteuil à un collègue. Ce que l’on cherche à tracer, ce sont les évolutions qui ont un impact sur la gestion.
En fait, la question qui se pose vraiment est celle de la granularité de la gestion.
La granularité des localisations
Si vous avez l’ambition de gérer vos actifs bureau par bureau, il faut prévoir de nommer et d’étiqueter les pièces (et de gérer la création de nouveaux locaux), la tâche est fastidieuse et nécessite d’obtenir la pleine coopération des équipes locales. Autant cela paraît possible pour un inventaire initial, autant je doute de l’efficacité sur le long terme.
Si vous vous contentez de traiter les sites, la gestion sera déjà plus simple. Une simple géolocalisation suffira et les opérations à tracer seront des déménagements officiels ou des transferts, en général réalisés par des équipes spécialisées.
Entre les deux, on peut imaginer de zoner les espaces, soit parce que des entités se partagent les locaux (deux divisions distinctes, ou une école et un centre de loisir), soit tout simplement parce que la surface est suffisamment importante pour que cela simplifie la recherche future.
Que doit-on notifier ?
La tâche doit rester simple : contrôle du code-barres et indication de la nouvelle localisation et de la nouvelle affectation. Le reste doit être automatique : qui a constaté , où et quand ? Mais ça c’est le travail des outils informatiques.
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Avant ou après ?
C’est une question qui revient fréquemment : le contrôle doit-il précéder ou suivre le déplacement ?
Clairement c’est après, en effet, rien ne garantit qu’une intention sera concrétisée, ni même dans les conditions initialement prévues.
Le dernier déplacement
Puis vient le temps de la mise au rebut, du constat de destruction ou de vol, souvent traité à la légère par le personnel, mais soumis à des règles précises en matière comptable.
Une mise au rebut doit faire l’objet d’un « procès-verbal », avec tous les sous-entendus qu’implique le terme : signature, date et destination finale.
Ce n’est pas toujours simple à faire réaliser (surtout en cas de « disparition »), nous conseillons de passer par un stock de rebut, au minimum de faire une photo en cas de casse, ou de déposer plainte si le montant du vol le justifie.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
