Si vous êtes comptable dans une administration, une collectivité locale, un établissement public ou une entreprise privée, vous êtes inévitablement confronté à une demande récurrente de votre commissaire aux comptes, de votre auditeur ou de la Cour des Comptes : qu’en est-il de votre inventaire physique des biens ?
Il s’agit de fournir des informations de réconciliation entre les immobilisations et la réalité du terrain, que l’on appelle communément « Inventaire physico-comptable ».
À quoi cela correspond-il ? Pourquoi faire ? Qui doit s’en occuper ?
Pour illustrer le rôle et le mode de réalisation d’une telle opération, imaginons un dialogue entre Mme Lebreton et Mr Laurent, respectivement commissaire aux comptes et responsable comptable.
Mme Lebreton
Bonjour Monsieur Laurent, je viens vous voir car il va falloir, comme l’année dernière, envisager le démarrage des opérations pour votre inventaire physico-comptable.
Mr Laurent
De nouveau ? Mais celui de l’année dernière n’est-il pas suffisant ? Comment cela se fait-il qu’il faille recommencer cette année ?
Mme Lebreton
C’est une obligation. J’ai besoin de disposer d’une valeur d’actifs à jour pour pouvoir certifier ou valider les comptes. De fait, cette information est nécessaire à la clôture des comptes.
Mais cela comporte des enjeux beaucoup plus larges, car cela permet d’ajuster nos données comptables, et ainsi assurer une maîtrise de notre patrimoine. C’est ce que j’appelle la fiabilisation des comptes.
Mr Laurent
Je comprend bien, mais cela nous prend un temps fou à chaque fois, et mobilise mes équipes pour réaliser ces comptages. Sans parler du temps qu’il nous faut ensuite pour réconcilier tout ceci avec la comptabilité.
Mme Lebreton
J’ai vu comment vous avez fait la dernière fois. Vous essayez de faire vos contrôles d’écarts en vous basant sur le fichier comptable, et en essayant de retrouver le matériel par rapport à la localisation théorique qui est indiquée.
Or, cette méthode à l’inconvénient d’être d’une fiabilité aléatoire parce que vous pouvez compter plusieurs fois un même lot, et fastidieuse car le matériel que vous cherchez peut avoir bougé.
Mr Laurent
Bah oui, nous faisons comme tout le monde. Pourquoi cette remarque ? Avez-vous avez d’autres solutions à me proposer ?
Mme Lebreton
Oui, il faut faire comme je le vois de plus en plus, et notamment dans les collectivités locales qui doivent justifier de leurs dépenses, et gérer la baisse. La clef c’est l’unicité et l’identification fiable et définitive des biens inventoriés. Au lieu de les compter simplement, vous les étiquetez, et attachez le nombre d’étiquetages effectués à l’immobilisation concernée.
Mr Laurent
Ah oui, je comprends. Ce que vous voulez me dire c’est qu’un lot de 20 chaises ne correspond pas physiquement à un numéro d’immobilisation, mais à 20 numéros d’inventaire.
Mme Lebreton
Oui, c’est exactement cela. Et idéalement, vous collez des étiquettes identifiables par code-barres, de manière à éviter une saisie fastidieuse grâce à un lecteur de code-barres.
De plus ceci va vous assurer un gain de temps précieux dans les inventaires annuels futurs.
Mr Laurent
Comment cela ? Il faudra bien retourner sur le terrain pour recompter le matériel, puisque vous me dites qu’il faut le refaire d’une année sur l’autre.
Mme Lebreton
Bien-sûr, il faut identifier ce qui est entré et ce qui est sorti d’une année sur l’autre en termes de matériels immobilisables.
En revanche, l’opération sera très rapide car vous n’aurez plus besoin de compter, mais juste de scanner les codes-barres que vous avez collés lors de votre étiquetage initial, pour valider la présence du matériel.
S’il s’agit d’un nouveau matériel, vous le verrez tout de suite car il n’aura pas d’étiquette.
Mr Laurent
Ah oui bien-sûr, je vois exactement ce qu’il en est. Il y a une règle de numérotation pour les étiquettes ?
Mme Lebreton
Non, il faut juste garantir l’unicité du numéro et donc, ne pas les imprimer vous-même, car là, il n’y a aucune garantie.
J’ajoute qu’avec cette démarche vous allez pouvoir mettre en place un inventaire permanent, géré dans un outil adéquat, qui comporte pas mal d’avantages.
Mr Laurent
Ah bon comment cela ?
Mme Lebreton
Nous en reparlerons lors de ma prochaine venue. Je dois aller à mon rendez-vous suivant…
Inventaire tournant, inventaire en aveugle, Le Wall2Wall, inventaire permanent. Nous parlerons des différentes méthodologies applicables à un inventaire physique lors d’un prochain épisode, où nous retrouverons Mme Lebreton et Monsieur Laurent en pleine conversation. Vous pouvez également découvrir LIRAO, qui vous propose une nouvelle méthodologie d’inventaire.
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
