« Bonjour monsieur Laurent, alors cette valorisation de patrimoine, où en êtes-vous ?»

Nous retrouvons Mlle Lebreton et Mr Laurent au sujet de l’inventaire physico-comptable mis en œuvre il y a plus d’un an pour pouvoir « faire le ménage » dans les immobilisations mobilières dont certaines avaient plus de 20 ans.

Mr Laurent
C’est désormais terminé, nous avons enfin pu épurer nos immobilisations de toutes les vieilleries qui traînaient depuis des années, et notre comptabilité est désormais à jour.
Nous avons mis en place il y a 3 mois le suivi de l’inventaire permanent, en y impliquant chefs de services et services techniques. Il nous a fallu de nombreuses réunions pour convaincre tout le monde de l’importance du projet.

 

 

Mlle Lebreton
C’est très bien comme démarche, il faut absolument considérer cet inventaire mis en place, avec sa base de données et ses processus, comme un investissement à faire vivre. C’est un véritable patrimoine immatériel que vous avez là.

Mr Laurent
Plusieurs sociétés qui m’ont contacté au sujet de l’inventaire, m’ont dit qu’un inventaire permanent était plus contraignant qu’un inventaire tournant.

Mlle Lebreton
Il est vrai que cela nécessite une rigueur au quotidien plus importante, impliquant plusieurs acteurs qui doivent « jouer le jeu ». Mais il s’agit surtout de 2 choses différentes.

L’inventaire tournant est surtout un contrôle d’inventaire périodique sur un périmètre défini. Par exemple sur les 3 sites que compte la société, il est décidé de faire un site par an. Il s’agit alors de faire un inventaire en « Wall to Wall » (on inventorie tout ce que l’on voit d’un mur à l’autre) de ce site sur la base des nomenclatures d’inventaires qui ont été définies.

Il en ressort alors des écarts (nouveau matériel ou matériel disparu) qui sont consignés dans le registre d’inventaire, et les immobilisations correspondantes sont alors mises à jour.

Chaque site est donc contrôlé une fois tous les 3 ans, dans une démarche qui consiste à refaire un inventaire initial, mais de contrôle.

L’inventaire permanent, que l’on peut aussi appeler « la gestion du patrimoine mobilier » est une démarche toute autre, même si les objectifs restent la tenue à jour la plus correcte possible de la réalité du patrimoine.

Là, comme vous le savez, il s’agit de mettre en place des processus qui s’appuient sur les acteurs concernés, de la livraison à la mise au rebut. Contrairement à l’inventaire permanent, les nouveaux biens existent dans l’inventaire physique dès leur livraison, ou du moins lorsque l’immobilisation est enregistrée.

Il s’agit donc de connaitre l’existence de nouveaux biens le plus tôt possible et de vérifier la conformité du terrain vis-à-vis des immobilisations quasiment en temps réel.

De plus, pour garantir la bonne affectation de ces biens dans le temps, il faut prévoir des processus lors :

  • De la mise ou remise en stock de ces biens,
  • De leur mise au rebut,
  • De mouvements non récurrents (dans le cas d’un transfert de tout le mobilier d’une classe vers une autre classe, mais pas le suivi des chaises pliantes du comité des fêtes qui changent de lieu plusieurs fois par mois).

 Mr Laurent
Oui, c’est ce que nous avons fait. Tous les services ont été informé. J’ai doté les chefs de services de smartphones pour que leurs équipes puissent accuser réception de la livraison de matériels, et ils nous préviennent si le matériel n’est pas étiqueté. Là, j’ai 1 personne dans mon équipe qui se déplace pour réaliser l’inventaire initial.

Mlle Lebreton
Bon, eh bien je vois que vous êtes tout à fait organisé pour avoir une vision claire et juste de votre patrimoine. Vous êtes en terre connue.
Sur ce point, vous pourrez faire face sans aucun problème à n’importe quel contrôle de certification de vos comptes…

Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet

 

 

 

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