Le récolement, mais qu’est ce que c’est ?
Le récolement est surtout connu dans le monde culturel car il consiste en un inventaire régulier des œuvres et des documents présents dans un musée, une bibliothèque, mais aussi dans tout centre d’archives.
Si le sujet est abordé ici, c’est qu’il s’étend aussi à tout type d’inventaire physique en relation avec la comptabilité.
Cette extension nous amène à effectivement considérer l’inventaire physique d’une société ou d’une collectivité, de manière à pouvoir récoler avec les immobilisations.
Ainsi ce que nous appelons communément un inventaire physico-comptable est une opération de récolement visant à vérifier la présence physique de biens ou matériels acquis. Le constat de non présence provoque une mise à jour de l’inventaire comptable, pour sortir une immobilisation des livres, ou bien en réévaluer la valeur.
Dans le cadre des collectivités locales et des administrations, le récolement prend également une autre dimension. Celle du rapprochement entre les données du Trésor Public, que l’on appelle communément « État de l’actif », et celles la comptabilité publique, que l’on retrouve sous la forme d’ « immobilisations ».
La loi impose un rapprochement régulier entre ce qui a été acheté et ce qui a été payé. Ce rapprochement devrait nécessairement faire apparaître une équivalence entre les deux comptabilités, ce qui est loin d’être facile. D’autant que la plupart du temps cela se fait à grands coups de fichiers Excel, rendant excessivement fastidieuse toute comparaison, surtout si les numéros d’identification ne correspondent pas du tout, systèmes différents obligent.
Cette opération fastidieuse s’apparente, elle aussi, à un récolement, puisqu’il s’agit de mettre à jour l’inventaire de l’état de l’actif vis-à-vis de l’inventaire comptable.
Nous avons donc, dans le cas spécifique des collectivités locales, deux niveaux de récolement :
– Niveau 1 : inventaire physique versus inventaire comptable
– Niveau 2 : Inventaire comptable versus état de l’actif.
Quel que soit le niveau de récolement, il existe des techniques et des outils pour faciliter le travail des acteurs impliqués.
Je reviendrai prochainement, dans un nouvel article, pour expliquer ce que sont ces techniques et ces outils. Notamment sur l’intérêt de pouvoir gérer les différents niveaux de récolement au même endroit.
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
