Le principe de base de l’inventaire est de fournir la preuve de l’existence physique d’un objet. Pour cela, la mission de l’inventoriste est de se porter garant de la présence, ici et maintenant, d’un objet précis. Il identifie l’objet, sa nature et ses caractéristiques, relève sa localisation, horodate son action et, en toute logique, applique un identifiant unique (en général, une étiquette sur l’objet).
Seulement, ce n’est pas toujours possible, et on peut alors rencontrer différents types d’obstacles à cette opération.
L’impossibilité d’étiqueter
Le principe de base est que l’étiquette doit être durable, facile à apposer et simple à retrouver. Cependant, même lorsqu’un objet est clairement visible, son étiquetage n’est pas toujours possible.
Par exemple, certains équipements comme des projecteurs fixés au plafond sont inaccessibles, et soumis à des températures trop élevées pour permettre la tenue d’une étiquette. De même, des bouées de balisage, bien que visibles depuis le rivage, restent difficiles d’accès et ne garantissent pas non plus une bonne tenue dans le temps.
On rencontre aussi des objets de grande taille ou particulièrement complexes : l’étiquetage reste alors possible, mais leur identification ultérieure peut s’avérer compliquée. À l’inverse, certains objets sont trop petits ou trop manipulés (comme des sondes, de petits outils ou du matériel destiné à l’enfance, œuvre d’art) pour pouvoir accueillir une étiquette de manière fiable et saine.
Dans ces situations, on se limite généralement à un constat visuel, accompagné d’une photographie, sans étiquetage. Mais même cette solution a ses limites : il arrive parfois que l’objet ne soit tout simplement pas observé.
L’objet non trouvé
De nombreuses raisons peuvent empêcher de retrouver un objet, même s’il existe bel et bien.
Pour l’anecdote : il y a quelques semaines, nous avons dû inventorier des balises GPS valant plusieurs milliers d’euros… qui étaient fixés sur le dos de thons rouges, quelque part entre le Cap-Vert et l’Islande. Nous nous sommes donc contentés de ce qu’on appelle un « inventaire déclaratif » : une liste des capteurs supposés en service, sans preuve directe de leur existence.
L’avis de passage
Il consiste à laisser un document ainsi qu’une étiquette à coller. Document qui demande au collaborateur, de coller l’étiquette à son retour. On prend une photo du document, on scanne l’étiquette, tandis que la localisation et l’horodatage sont enregistrés implicitement.
La note de matériel non constaté
Dans ce cas le document (relié à une étiquette) demande à l’utilisateur de présenter le matériel au correspondant informatique local. L’opérateur d’inventaire aura préalablement déposé l’étiquette auprès du correspondant, et il reviendra à celui-ci de la coller et de relever les informations techniques nécessaires.
Même si le process n’est pas complété par l’utilisateur, l’inventaire garde une trace de ce qui est le plus important, à savoir la présomption raisonnable de l’existence d’un objet, celle-ci permet, si le besoin s’en fait sentir, d’approfondir la recherche.
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