On parle souvent sur ce blog de gestion de parc, de gestion de biens, mais plus rarement de gestion des licences. Ce n‘est pas qu’Apsynet ne maîtrise pas le sujet, notre premier métier était l’inventaire de parcs informatiques, mais plutôt que le sujet est complexe à aborder et souvent fantasmé par les clients.
Définissons une licence
C’est un droit d’utilisation permanent ou temporaire d’un logiciel, mais il y a tellement de définitions et de variantes que leur énumération ferait l’objet d’un billet à elle seule, prenons donc le problème de façon différente.
Une licence est un actif comme les autres : je la possède, je la loue, ou je la possède et je l’entretiens.
Que doit on mesurer ?
Comme dans tout système de gestion, on mesure les crédits et les débits.
Les crédits qui sont les achats pour l’aspect possession et les contrats pour tout ce qui est location ou contrat de maintenance, simplissime pour le moment !
À l’opposé, les débits sont les usages des licences selon la définition qu’en donne leur éditeur dans le cadre de la licence.
Décompter l’installation des licences
Coté débits, nous allons rencontrer un premier écueil : autant on ne risque pas de voir une seule chaise utilisée par deux personnes autant l’aspect immatériel des logiciels rend ce cas de figure très fréquent. Il va donc falloir, sans pouvoir se référer à l’actif possédé en terme de quantité, dénombrer toutes les « occurrences des cas d’usage ».
Derrière ce terme barbare, on trouvera selon, des installations sur une machine ou pour un utilisateur, ou encore simplement des droits d’accès ou un compte. En fait, on cherche à dénombrer les utilisations des licences comme le ferait l’éditeur qui les a fournis.
La première étape est donc de maîtriser précisément le mode de comptage, éventuellement de disposer d’un comptage fourni par l’éditeur (ce qui est une évidence pour les solutions SaaS), à défaut de connaitre précisément la façon dont il mesure la quantité de licences installées.
Il suffit souvent d’un dialogue pour obtenir les moyens de trouver la réponse, mais poser la question est parfois compliqué.
Évaluer l’usage des licences
Payer des abonnements ou souscrire à des maintenances n’a de sens que si les logiciels sont utilisés.
Il est donc particulièrement intéressant et bénéfique de connaitre le taux d’utilisation des logiciels. Pour le coup vous ne pouvez pas compter sur les éditeurs qui n’ont aucun intérêt à vous aider à savoir si les logiciels sont réellement utilisés, et beaucoup noteront que mesurer le temps d’utilisation d’un logiciel c’est aussi mesurer celui de son utilisateur.
Officiellement ils vous diront que cela protège les utilisateurs ou que la simple installation fait force d’usage, mais la mesure est possible et elle peut générer des économies substantielles.
Les objectifs de la gestion de licences
Avant de se lancer dans un projet de contrôle des licences, il faut préciser ses objectifs et surtout les points sur lesquels on escompte des gains :
– Diminuer le nombre d’installations pour réduire les coûts.
– Dénombrer précisément les utilisations pour s’assurer de posséder le nombre de licences adéquat.
– Vérifier que les logiciels sont réellement utilisés.
Une fois les objectifs clairs, le premier sujet est de se concentrer sur les logiciels pour lesquels un gain est possible. Leur nombre ne sera pas forcément très élevé, mais à coup sûr le gain pour chacun sera important.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
