Nous vous avons parlé il y a quelques mois de l’intérêt de l’étiquetage dans la gestion des biens, mais nous avions laissé de nombreuses questions en suspens. En effet, au-delà du simple fait d’apposer des étiquettes, leur contenu et leur nature sont des sujets importants.
La nature de l’étiquette
Le premier sujet est bien-sûr le contenu de l’étiquette. Pour faire simple on peut définir trois types d’informations contenus par l’étiquette :
- J’ai vu ce bien
- J’ai identifié ce bien de façon unique
- J’ai besoin de stocker des informations sur ce bien directement sur l’étiquette
En fonction du besoin on va donc utiliser une étiquette plus ou moins signifiante :
Dans le premier cas, une simple gommette suffira. Elle permettra juste de ne pas recompter une seconde fois le bien en question, notamment si celui -ci a été déplacé en cours d’inventaire ou lors du passage d’un opérateur différent.
Dans le second cas, l’étiquette devra porter un code unique, de type codes-barres (nous verrons plus loin comment peut se matérialiser ce code). Ce code sera lié à une application informatique, sa lecture donnant alors accès à l’ensemble des informations et/ou à des possibilités d’édition depuis l’application. Elle pourra aussi porter l’indication du nom du propriétaire.
Et dans le dernier cas, il faudra envisager un système de codage plus complet, tel qu’un code-barres 2D (QRcode ou Flashcode) ou bien une puce RFID, afin de disposer d’une capacité de stockage accrue et de rendre disponible l’ensemble des informations directement au niveau de l’étiquette.
Le contenu de l’étiquette
En ce qui concerne le cas d’un code-barres, en pratique on ne pourra y stocker qu’une chaîne d’une dizaine de caractères. Cela doit donc être un code unique, en général préfixé par une lettre (pour éviter les problèmes de conversion lors d’imports Excel) et bien-sûr suffisamment long pour couvrir l’ensemble des besoins y compris pour les années futures. Ce code ne doit pas avoir d’autre signification, ne cherchez pas à y stocker une localisation ou une affectation.
Les étiquettes 2D plus riches, quant à elles, outre cette information, vont pouvoir héberger d’autres éléments, l’utilité étant alors de pouvoir consulter rapidement des informations hors ligne : un site web, un numéro de téléphone, une géolocalisation, en pratique jusqu’à quatre kilo octets de données.
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La matière des étiquettes
Papier, plastique, métal, le tout dépend du coût, de l’environnement et de la durabilité souhaitée.
Le papier bien-sûr, ne résiste pas à l’humidité ni aux fortes températures, se retire facilement, mais c’est évidemment le moins cher, il est donc à privilégier en dehors des cas spéciaux.
Le plastique plus coûteux, plus difficile à décoller, sera à réserver aux environnement extérieurs ou agressifs (accueil du public ou nettoyage fréquent).
Les étiquettes métalliques sont plus complexes à coller, elles sont destinées aux biens de valeur, et peuvent notamment en cas de décollage laisser une indication permanente : « propriété de … de, bien altéré ou volé ».
On a beaucoup vanté le RFID, car détectable sans vision directe, mais sauf à disposer d’un portique ce n’est pas vraiment le cas et les équipements de lecture sont notoirement plus chers.
La relecture des étiquettes
Une fois les étiquettes posées, l’objectif est de pouvoir les relire dans de bonnes conditions, de façon fiable et rapidement.
Clairement la lecture code-barres est la plus efficace, mais nécessite un dispositif adapté.
Des lecteurs peuvent être intégrés à l’équipement ou externes et communiquer par fil ou par Bluetooth. Le coût est très variable, de quelques dizaines d’euros pour du filaire, à une centaine pour du Bluetooth, à plus de mille pour un appareil intégré et durci.
L’appareil photo d’un simple Smartphone pourra faire l’affaire à moindre coût, sous réserve que l’étiquette soit suffisamment grande, contrastée et isolée et le capteur photo d’une qualité suffisante.
Olivier Piochaud, PDG d’Apsynet
