Si vous êtes convaincu de la nécessité de mettre en œuvre un inventaire physico-comptable, maintenant se pose la question : « Par où commencer ?». Sans une organisation adéquate pour l’environnement concerné et les bonnes questions sur les objectifs de l’inventaire, la tâche peut effectivement paraître titanesque.
Quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Est-il préférable de procéder par site, par service, par type de matériel à identifier ?
Cela va dépendre des objectifs que l’on s’est fixé.
- Si le but est de réaliser un inventaire exhaustif de tout le patrimoine mobilier et technique dans un temps défini, la bonne solution est d’organiser l’inventaire site par site, en exploitant la technique du « wall to wall », ou en bon français, le parcours du site d’un bout à l’autre des murs.
Ainsi dans le cadre d’un inventaire physico-comptable, l’idéal est de pouvoir rattacher les objets inventoriés à une immobilisation existante dès la phase d’inventaire. Dans ce cas-là, il faut que l’inventoriste puisse disposer des immobilisations éligibles, et cela au moment où il réalise l’inventaire.
- Réaliser un inventaire par service répond à une autre organisation, moins lourde à mettre en place, mais plus longue dans le temps. Il s’agit de monter en puissance, petit à petit, pour identifier le patrimoine à disposition de chacun des services, en impliquant les acteurs (chefs de service, correspondant inventaire, etc…).L’inventaire du service terminé, des procédures leur sont alors communiquées pour indiquer quelle conduite à tenir en cas de mise au rebut du matériel, ou de la livraison de nouveaux matériels, ou d’un déménagement. Dans le cas des collectivités locales, les CTM sont généralement les services éligibles en priorité. Il faut, ensuite, planifier service par service, la même opération sur une ou plusieurs années.
- Un inventaire ciblé par type de matériel répond, lui, à une problématique tout autre : il s’agit de faire le point sur la quantité exacte de biens physiques d’une ou de plusieurs catégories de matériels identifiés. L’informatique est bien souvent dans ce cas-là, et des inventaires existent bien souvent à ce niveau. Mais nous pouvons aussi citer le matériel de signalisation de voirie, ou bien le mobilier scolaire. L’objectif est alors surtout de se donner les moyens de pouvoir « nettoyer » les immobilisations comptables par famille, pour retirer ou ajuster toutes celles qui ne correspondent plus à une réalité terrain.
Dénombrement ou étiquetage ?
Lorsqu’un inventaire est organisé, il est nécessaire de définir des règles claires pour savoir si un bien physique doit être étiqueté (pour une identification individuelle unique) ou simplement compté pour preuve de constat.
La plupart du temps, les règles sont fixées par rapport à un montant individuel du bien physique, défini par les immobilisations. Par exemple, « nous n’étiquetons que les biens physiques dont la valeur unitaire est supérieure à 500€ ».
Cette démarche, tout à fait logique, reste néanmoins difficile à mettre en œuvre. En effet, au moment du recensement d’un bien, il faut retrouver son immobilisation pour en connaitre la valeur. Cette information n’est exploitable que si une quantité apparait (lot de fauteuils de bureau pour une valeur de 4500 € ne nous permet pas d’en connaitre la valeur individuelle). Nous voyons que cette règle est assez difficile à mettre en œuvre, dans le cadre d’un inventaire initial.
Cette démarche, en revanche, est tout à fait pertinente, lors de la mise en œuvre d’un inventaire permanent, où les biens sont inventoriés dès que l’immobilisation est enregistrée.
Les stratégies de mise en œuvre d’un inventaire permanent seront abordées lors d’un prochain article.
De ce fait, dans le cadre d’un inventaire initial, il vaut mieux définir des règles en fonction de la nature du bien inventorié, et des objectifs à moyen et long terme.
- On n’étiquette pas des biens de type œuvre d’art ou tableau de peinture
- On n’étiquette pas tout ce qui est petit matériel (souris d’ordinateur, outillage divers, etc.)
- On n’étiquette pas tout ce qui est gros matériel possédant déjà une identification (véhicules).
- On n’étiquette pas les biens pour lesquels l’étiquette sera très rapidement dégradée (spots d’une salle de spectacle, barrières de sécurité, etc.)
- On n’étiquette pas ce qui n’est pas accessible.
Il faut aussi se poser la question de savoir si cet inventaire est l’occasion de mettre en œuvre une gestion des stocks pour lesquels l’étiquetage est un plus pour la traçabilité et le contrôle.
Une fois ces règles établies, tout le reste est logiquement étiquetable, mais il peut y avoir des exceptions à arbitrer. Par exemple, des lots de chaises pliantes sur rack pour salle de spectacle peuvent être simplement dénombrées.
Quelle est la bonne période pour réaliser l’inventaire ?
La « bonne période » se défini en fonction des types de sites ou de services à inventorier.
Dans le cadre d’une collectivité ayant à gérer des groupes scolaires (Mairie ou région), il est évident qu’il faut concentrer l’inventaire sur les périodes de vacances scolaires.
Il faut ensuite se poser la question de la disponibilité des acteurs impliqués. On ne va pas inventorier un service comptable ou financier en fin d’année, ou en période de bouclage budgétaire.
Pour conclure, il n’y a pas de bonne période, pour réaliser un inventaire. Il faut concevoir un planning qui tient compte de contraintes locales ou organisationnelles.
Nous aborderons, dans le prochain article, la notion de durée. Il y a-t-il une durée idéale pour réaliser un inventaire ?
Thierry, Directeur du Consulting chez Apsynet
