D’accord, ce n’est pas forcément le titre le plus enthousiasmant de l’année, mais le terme reflète un concept fondamental des actions de gestion que l’on peut réaliser au travers d’un logiciel.
Prendre en compte cette idée aussi bien dans le design des données stockées que dans l’esprit des utilisateurs est un facteur de succès majeur dans la numérisation des processus de gestion et a contrario un facteur d’échec tout aussi majeur quand les données ne sont pas garanties intègres, ou que les utilisateurs n‘en ont pas compris les enjeux.
De quoi parle-t-on ?
Cela consiste à garantir la cohérence des données ; on est alors sûr que la référence à un objet unique est unique, pas de doublon, pas d’orthographe différente, et pas de recopie de données qui pourraient à terme diverger.
La solution est triviale : il faut et il suffit que la donnée n’existe qu’en un exemplaire unique et que tout le reste n’y soit que référence.
Mais il faut aussi s’assurer de l’intégrité des références et de la pérennité de la donnée initiale, mais nous y reviendrons.
Plus concrètement
Pour prendre un exemple simple, si je parle d’un fournisseur sous le nom d’HP ou Hewlett-Packard ou encore Hewlett Packard, voire si je ne suis pas familier du nom, sous l’orthographe approximative Helwett Pacard, tout un chacun comprendra que je parle de la même chose, mais pour un logiciel il s’agira à chaque fois d’un nom totalement différent.
Plus complexe, ledit fournisseur a, il y quelques années, acquis son concurrent Compaq. Les deux marques ont cohabité quelque temps, alors doit ont renommer Compaq en HP pour autant ?
Les bases de données
Dans la préhistoire du stockage de données, les données étaient à saisie libre. Autant dire que chacun saisissait selon son bon vouloir et qu’il n’existait pas de moyen d’obtenir des données cohérentes.
Puis les bases de données ont permis de contrôler les saisies, mais souvent en utilisant une copie des champs, ce qui nuisait clairement à la pérennité.
Enfin les bases de données relationnelles ont permis de forcer l’appel à une référence en garantissant l’unicité des données.
Et l’ergonomie utilisateur dans tout ça ?
L’utilisateur doit être contraint de choisir une valeur existante, mais il doit aussi pouvoir ajouter une référence inconnue de façon simple.
Cela ne peut clairement pas être réalisé en une seule opération, il doit être conscient de l’acte de création, mais celui-ci doit rester simple.
Il faut donc forcer l’utilisateur à chercher une valeur existante, tout en lui donnant un moyen d’en créer une nouvelle.
C’est au prix de cette discipline que l’on peut obtenir des données précises et cohérentes (je ne vous ferai pas l’affront d’expliquer l’intérêt de l’exercice qui donne toute leur valeur aux données numériques).
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Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
