Branle-bas de combat dans la société. Le marketing, associé à la DSI ont décidé de proposer un Portail Interne aux utilisateurs :
Nous avons décidé d’offrir à nos collaborateurs un moyen moderne de communication avec l’ensemble de nos services.
En effet, nous perdons tous beaucoup de temps à répondre aux sollicitations téléphoniques, par email ou physiques de l’ensemble de nos collaborateurs, sans donner cette image d’efficacité que nous aimerions donner, et nous ne sommes par en mesure de simplement mesurer cette activité.
« Oui, mais dans mon ancienne société, la mise en place d’un tel outil a été chronophage et un échec relatif », argue le directeur, totalement dubitatif face à la solution proposée.
Non, monsieur le directeur, ce ne sera pas un échec, si nous prenons en compte ces éléments :
Il faut que nous orientions notre projet vers une solution qui apporte de la valeur aux utilisateurs
Quant il est tellement simple de lâcher un email ou de décrocher son téléphone, imposer un outil peut paraître une contrainte.
Mais à l’opposé si cet outil est suffisamment structurant pour permettre de qualifier précisément le besoin et d’obtenir les informations nécessaires au traitement de la demande dès sa rédaction, on rejoint tout de suite une autre dimension en évitant les échanges multiples.
On peut même imaginer proposer un panel de réponse types aux demandes récurrentes ou de guides et procédures internes à disposition. Et surtout la première valeur d’un portail, est sa disponibilité permanente sans temps d’attente !
La navigation doit être fluide et intuitive
Un autre aspect important réside dans le côté ludique de l’exploitation de ce portail interne. Il faut que les visuels, ainsi que le texte véhiculent une information qui soit à la fois attractive et qui corresponde à notre culture d’entreprise et utilise notre vocabulaire interne.
Il est essentiel de donner au portail d’entreprise une image moderne et attrayante. De plus, la plupart d’entre nous utilisent des smartphones et s’attendent de pouvoir accéder à des contenus partout et tout le temps ; la mobilité est donc essentielle. Un intranet mobile permet à tous vos employés d’être connectés, notamment pour ceux qui travaillent à distance ou sont souvent en déplacement.
Monsieur le Directeur, en cette période de changements dans l’entreprise, l’idée d’un portail est franchement une bonne idée, même si vous êtes réticent.
Bien entendu, un tel projet ne s’improvise pas, il y a 3 étapes clefs à respecter pour que l’offre soit en adéquation avec le ressenti des utilisateurs.
Nous détaillerons ce trois étapes clefs lors d’un prochain article.
Thierry Schmitt, Directeur du Consulting chez Apsynet
