Pour décrire de façon complète un actif au sein de votre patrimoine, ces quatre mots sont complémentaires.
Mais ne nous cachons pas qu’il règne souvent une certaine confusion sur leur signification et leur rôle respectif au point de générer des erreurs de vocabulaire. Ces erreurs entraînent des conséquences fâcheuses tant sur la compréhension de ce dont on parle que sur les échanges d’informations entre les différents acteurs.
Alors parlons concrètement : je suis chez moi, assis sur mon canapé en toile noire acquis chez Ikea il y a quelques années.
Cette simple phrase fait appel à l’ensemble de ces concepts, mais qui est quoi ?
Pour aller du général au particulier
La nomenclature de mon canapé est un mobilier, plus précisément de type mobilier intérieur, comme quelques millions de mobiliers dans le monde que n’importe qui saura reconnaitre comme tels, mais sans les distinguer les uns des autres.
L’article est, quant à lui un modèle de canapé en toile de couleur noir de chez Ikea, produit surement à des dizaines de milliers d’exemplaires mais dont normalement j’ai conservé une facture descriptive.
Le bien est CE canapé et nul autre, la facture confirme que je le possède.
Et pour finir le fait que je puisse être assis dessus me garantit qu’il est toujours présent, ici et maintenant ce qui atteste de son existence dans l’inventaire de mes biens à ce jour.
Voyons plus en détails le rôle de chacune des définitions :
La nomenclature
La nomenclature est un terme que l’on retrouve en comptabilité sous une forme normalisée, elle présente un intérêt à plusieurs niveaux.
Au premier chef pour le comptable, elle permet de juger de la nature et de la matérialité de l’immobilisation, sans besoin de connaitre sa description précise surtout si celle-ci est technique.
Mais surtout, il va pouvoir en déduire la durée d’amortissement, des recommandations de l’administration fiscale, et de la décision des instances de direction de l’organisation.
Pour tout autre acteur, la nomenclature n’est pas assez précise pour reconnaitre un objet parmi d’autres.
L’article
C’est ici que l’article (la description du bien) va avoir une importance capitale. En effet dès que l’on sort des données comptables, non seulement on change d’interlocuteur mais on a besoin de distinguer le bien parmi ses semblables.
Cet article doit correspondre à une description précise, elle doit permettre de distinguer un canapé d’une chaise qui sont tous deux des mobiliers. Il s’agit aussi de pouvoir différencier la chaise de la petite section de maternelle du fauteuil du Maire, qui bien que mobiliers de type chaise ne sont clairement pas interchangeables.
Le bien
Sans doute le concept le plus complexe, le bien est tantôt l’immobilisation connue du comptable, regroupant un ou plusieurs objets physiques, tantôt l’objet physique qu’il décrit.
En fait pour faire simple, le bien est ce que l’on pense posséder, il est défini par son article, sa nomenclature et son existence est prouvée par un inventaire physique
L’inventaire
C’est non seulement la preuve irréfutable de l’existence d’un objet dès lors qu’il a une existence physique, mais aussi le moyen d’en suivre la vie en maitrisant son affectation, sa localisation et son état.
L’absence d’inventaire après recherche est aussi une preuve de non-existence, avec les conséquences que l’on peut en tirer tant en matière d’utilisation rendue impossible qu’en matière comptable.
En définitive, les nomenclatures, articles et biens immobilisés ont vocation à décrire et distinguer tous les achats sans préjuger de ce qu’ils sont réellement. La qualité de documentation de ces données est un point clé car une erreur peut conduire à méjuger tant l’utilisation que la durée de vie. Seul un inventaire permet de valider ou de corriger ce type d’erreur.
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Olivier Piochaud, Président Directeur Général d’Apsynet
